به تمام افرادی که ایمیلی با پست الکترونیکی قبلی شما دریافت کرده اند، فکر کنید! بدون این که کنترل سریعی داشته باشید، شما اطلاعات نادرست بسیاری به این افراد داده اید. در فهرست آدرس دوستان شما، پیام های قدیمی در صندوق پستی افراد و وب سایت هایی که از آدرس ایمیل شما به عنوان نام کاربری تان استفاده می کنند، در کارت تجاری شما و بسیاری موارد دیگر، آدرس ایمیل قدیمی شما تنظیم شده است.
به همین علت تغییر آدرس پست الکترونیکی شما می تواند کار بسیار سختی باشد. برای این کار بهتر است مراحل زیر را طی کنید:
1- آدرس پست الکترونیکی قبلی خود را برای مدت زمان کوتاهی نگه دارید.
اولین کاری که باید انجام دهید این است که ارائه دهنده ایمیل قدیمی خود را چک کنید و ببینید چه مدت می توانید آدرس قدیمی خود را نگه دارید و این نگه داشتن چه هزینه ای برای شما دارد. پولی که برای این کار پرداخت می کنید، احتمالاً به اندازه نگه داشتن حداقل چند ما ایمیل شما ارزش خواهد داشت.
2- به مخاطبین خود اطلاع دهید، لطفاً از طریق bcc
سپس به همه افراد تغییری که در آدرس ایمیل شما رخ داده است را اطلاع دهید. با استفاده از پست الکترونیکی جدید خود، به همه افرادی که در فهرست آدرس شما قرار دارند، از جمله دوستان، خویشاوندان و همکاران از طریق bcc یک ایمیل ارسال کنید. قسمت bcc بسیار مهم است. زیرا این که آدرس ایمیل یک فرد را به دیگران بدهید، منجر به ناراحت شدن آن ها خواهد شد. به خصوص وقتی برخی از افراد گزینه “پاسخ به همه” را انتخاب می کنند.
3- فوروارد خودکار و پاسخ خودکار
تنظیمات ایمیل جدید خود را به گونه ای تغییر دهید که از هر دو پست الکترونیکی شما، ایمیل ها را دریافت کند. مشخصات سرویس گیرنده ایمیل خود را بررسی کنید تا ببینید راهی برای ارسال پاسخ خودکار به هر پیامی که از پست الکترونیکی پیشین شما می آید، وجود دارد یا خیر. دقت کنید فقط پیام های مربوط به پست الکترونیکی قدیمی تان. قطعاً این پاسخ خودکار باید آدرس ایمیل جدید شما را به فرستنده پیام یادآوری کند.
شما همچنین می توانید تنظیمات سرویس گیرنده خود را به گونه ای تغییر دهید که پیام ها را بر حسب آدرس فرستنده جدا کند. به این ترتیب، شما دقیقاً می توانید ببینید که چه کسی هنوز از آدرس قدیمی شما برای ارسال پیام استفاده می کند.
به عنوان مثال، اگر شما از جیمیل استفاده می کنید، می توانید یک فیلتر ایجاد کنید که پیام را به در یک برچسب خاص قرار دهد یا یک ستاره در کنار پیام قرار دهید. روند ایجاد فیلتر در جیمیل بدین صورت است:
- روی آیکون ابزار در نزدیکی گوشه سمت راست بالای صفحه وب کلیک کنید و گزینه تنظیمات را انتخاب کنید.
- روی برگه فیلتر ها و آدرس های مسدود شده کلیک کنید.
- به پایین صفحه بروید و گزینه ایجاد یک فیلتر جدید را انتخاب کنید.
- در کادر محاوره ای که در بالا ایجاد شده است، آدرس ایمیل قدیمی خود را در قسمت To وارد کنید.
- گزینه ایجاد فیلتر را با این جست و جو در قسمت پایین سمت راست صفحه انتخاب کنید.
- یکی از این گزینه ها را بررسی و استفاده کنید: پیشنهاد می شود کنار این پیام ها ستاره بگذارید یا یک برچسب جدید برای آن ها ایجاد کنید.
- در پایان روی “ایجاد فیلتر” کلیک کنید.
4- به روز رسانی اطلاعات ورود و اشتراک به وب سایت های مختلف
در همین حال، به تمام وب سایت هایی که از طریق آدرس ایمیل خود وارد سامانه آن ها می شوید، بروید و اطلاعات حساب خود را برای نشان دادن آدرس جدید خود تغییر دهید. همین کار را با فهرست های پستی انجام دهید؛ اگر در یک وبلاگ، یک خبرنامه، یا فقط در یک گروه از دوستان اشتراک دارید، تغییر ایجاد شده در پست الکترونیکی خود را در این جا نیز وارد کنید تا از فهرست حذف نشوید.
5- راه خروج غیر سریع
شما می توانید از انجام بسیاری از این کارهای ناملموس اجتناب کنید، در صورتی که تصمیم گرفته اید، آدرس ایمیل قدیمی خود را به صورت نامحدود حفظ کنید. به خصوص اگر نگه داری آن برای شما هزینه کمی در پی داشته باشد، یا حتی بهتر از آن رایگان باشد. بدین صورت شما می توانید روند تغییر با با سرعت خود طی کنید یا ایمیل قبلی خود را صرفاً به عنوان مکانی برای نگه داری ایمیل های دریافتی ناخواسته خود قرار دهید.
6- راه های دیگر برای آسان تر کردن مدیریت آدرس های پست الکترونیکی
از سوی دیگر ممکن است شما بخواهید آدرس ایمیل قبلی خود را به دلیل تمام پست های غیر مفیدی که صندوق پستی شما را پر کرده است، از دست بدهید. در این صورت شما باید مراقب آدرس پست الکترونیکی جدید خود باشید که مشابه آدرس قبلی نشود. برای این منظور در سرویسی که آدرس ایمیل های یک بار مصرف ارائه می دهد، ثبت نام کنید که پیام ها را به پست الکترونیکی واقعی شما ارسال می کند. اگر در مورد این که آدرس پست الکترونیک واقعی خود را به کسی بدهید، نگران هستید، می توانید این آدرس ایمیل یک بار مصرف را به آن ها بدهید. برای این منظور یک افزونه رایگان فایرفاکس و گوگل کروم به نام Blur وجود دارد. گزینه های دیگر نیز عبارتند از spamex و mailshell.
در نهایت بهتر است خرید نام دامنه ای برای خود را در نظر بگیرید و آدرس ایمیلتان را از طریق آن ایجاد کنید. اگر شما مالک دامنه باشید، هیچ کس نمی تواند آدرس ایمیل تان را از شما بگیرد.قیمت خرید و میزبانی دامنه می تواند به طور گسترده ای متفاوت باشد، به همین علت با دقت خرید کنید.
صحبت از هزینه ها شد، لطفاً به یاد داشته باشید کارت های کسب و کار خود را نیز دوباره با آدرس پست الکترونیک جدید چاپ کنید.