Microsoft Word یکی از پر استفاده‌ترین و کاربردی‌ترین ابزارهای مجموعه آفیس است که تقریبا همه ما با آن کار کرده‌ایم. در این آموزش قصد داریم ترفندهایی را با شما در میان بگذاریم که به در استفاده از این ابزار، کمک بسیاری به شما خواهد کرد.
به Word بگویید که قصد انجام چه کاری را دارید
در نوار ابزار نسخه آخر مایکروسافت Word فیلدی کاربردی با عنوان “Tell me what you want to do” وجود دارد که احتمالا شما همیشه آن را نادیده گرفته‌اید. این ابزار فقط برای کاربران مبتدی نیست. چند جمله مربوط به کاری که می‌خواهید انجام دهید را در آن تایپ کنید تا به سرعت به منوی مورد نظرتان راهنمایی شوید.
محل قبلی مکان‌نما را بیابید
یکی دیگر از ترفندهای مایکروسافت Word ، رفتن به محل مکان‌نمای قبلی است. کسانی که معمولا متون طولانی تایپ می‌کنند، پس از باز کردن یا بستن یک پنجره و بازگشت به پنجره ورد، دوست دارند به سرعت به محل قبلی مکان‌نما برگردند. برای رفتن به آخرین محل مکان‌نمای متنی که آخرین بار ذخیره کردید، از میانبر Shift+F5 استفاده کنید
فضای سفید را با دبل کلیک از بین ببرید
زمانی که شما در محیط Print Layout هستید (محیط اصلی مایکروسافت Word) می‌توانید به راحتی فضاهای اضافی سفید اطراف متن را حذف کنید. مکان‌نمای ماوس را به فضای بین متن و نوار ابزار برده و دبل کلیک کنید. برای نمایش مجدد، همین کار را تکرار نمایید.
به سرعت هایپرلینک اضافه کنید
اگر با این روش اقدام به افزودن لینک کنید، دیگر به روش‌های قدیمی و طولانی احتیاجی نخواهید داشت. ابتدا لینک مورد نظر را در کلیپ‌بورد کپی کنید. در مرحله بعد، متن یا عبارتی که می‌خواهید روی آن لینک ایجاد کنید را انتخاب کرده و Ctrl+K را بزنید. سپس لینکی که قبلا کپی کرده‌اید را Paste کرده و Enter کنید. این یکی از ترفندهای مایکروسافت Word است که در Google Docs نیز کاربرد خواهد داشت.
با دبل کلیک هرجا که می‌خواهید تایپ کنید
هرجایی از صفحه Word که می‌خواهید در آن نقطه شروع به تایپ کردن نمایید، دبل کلیک کرده و تایپ کنید.
با ابزار Smart Lookups در وب جستجو کنید
یک کلمه یا عبارت را انتخاب کنید، کلیک‌راست کرده و گزینه Smart Lookups را بزنید. با این روش، بدون باز کردن مرورگر، عبارت مورد نظرتان را در اینترنت جستجو کنید. شاید این روش به خوبی سرچ در گوگل نباشد، اما بیشتر اوقات بسیار کاربردی و به قول معروف، کار راه انداز است.
فونت پیشفرض را تغییر دهید
اگر کمی با مایکروسافت Word آشنایی داشته باشید می‌دانید که تغییر فونت یک کلمه یا جمله به راحتی امکان‌پذیر است. در مایکروسافت ورد 2016 شما قادر هستید با کلیک بر روی فلش کوچک پایینی بخش Font در سربرگ Home و یا زدن دکمه‌های ترکیبی Ctrl+D تغییرات دلخواه را بر روی فونت ایجاد کرده و در انتها گزینه Set As Default را کلیک کنید.
نوار ابزار خودتان را بسازید
آیا می‌دانستید که شما مجبور نیستید از روبانی که مایکروسافت به صورت پیشفرض در اختیارتان قرار داده استفاده کنید؟ می‌توانید ابزاری که بیشتر با آنها سر و کار دارید را در یک جا جمع کنید. گزینه File را کلیک کنید، به Options بروید و در آنجا به Customize Ribbon بروید. شما در اینجا می‌توانید سربرگ‌های موجود را سفارشی کنید و یا یک سربرگ اختصاصی برای خودتان بسازید.
هرجای متن که خواستید را انتخاب کنید
آیا می‌خواهید به جای انتخاب افقی، متن را به صورت عمودی انتخاب کنید؟ آیا قصد دارید فقط قسمتی از یک کلمه را انتخاب کرده و تغییرات دلخواه را روی آن اعمال نمایید؟ فقط کافی است قبل از کلیک و انتخاب عبارت، کلید Alt را پایین نگه دارید. این ترفند، یکی از کاربردی‌ترین ترفندهای مایکروسافت ورد است. شما هم امتحان کنید.
ایرادگیری‌های املایی و دستوری یک متن را نادیده بگیرید
مایکروسافت Word در نسخه جدید خود این امکان را به کاربر داده تا به راحتی خطوط قرمز (اشتباهات املایی) و سبز (اشتباهات دستوری) را در متن پیش رو حذف کند. منوی File را باز کنید، Options را انتخاب کرده و روی گزینه Proofing کلیک کنید. سپس در پایین صفحه، هر دو گزینه‌ای که ابتدای آنها با Hide شروع شده را تیک بزنید.
متن را به spike ببرید
spike مکانی موقتی برای نگهداری از یک عبارت یا جمله‌ی cut شده در یک متن است. متنی که می‌خواهید به spike ببرید را انتخاب کرده و Ctrl+F3 را بزنید. برای بازگردانی آن نیز می‌توانید از دکمه‌های ترکیبی Ctrl+Shift+F3 استفاده کنید. شما می‌توانید با رفتن به سربرگ Insert و انتخاب منوی Quick Parts، گزینه‌ی AutoText را انتخاب کرده تا همه عباراتی که هم‌اکنون در spike قرار دارند را بیابید.
قواعد املایی خودتان را بسازید
تصحیح خودکار (AutoCorrect) می‌تواند بسیار کاربردی و در عین حال، بسیار خسته‌کننده باشد. اما شما می‌توانید نتایج دلخواه خودتان را از این قابلیت مهم مایکروسافت Word داشته باشید. منوی File را باز کنید و Options را بزنید. سپس در تب Proofing گزینه AutoCorrect Options را انتخاب نمایید. شما در اینجا قادر هستید تا قواعد دلخواه خودتان را بسازید.
فرمت‌های ناخواسته را پاک کنید
ایجاد یک فرمت اشتباه در متن می‌تواند آشفتگی به بار بیاورد. از Ctrl+Space استفاده کنید تا فرمت اعمال شده روی عبارت یا پاراگراف انتخاب شده را حذف نمایید.
کل کلمه را یکجا پاک کنید
این ترفند، یکی از کاربردی‌ترین ترفندهای مایکروسافت ورد است. شما می‌توانید به جای زدن مداوم دکمه‌ی Back Space بر روی کیبورد برای حذف حرف به حرف یک کلمه، با گرفتن دکمه Ctrlو سپس زدن دکمه Back Space ، کل کلمه را یکجا حذف کنید. این کار به صرفه‌جویی در وقت بسیار کمک خواهد کرد.
از ماشین حساب مایکروسافت ورد استفاده کنید
منوی ابزار Quick Access را از قسمت بالا سمت چپ باز کرده سپس از پنجره More Commands و از قسمت All Commands گزینه Calculate را اضافه نمایید. سپس با هایلایت کردن (انتخاب) یک معادله (مانند 2+2) و زدن دکمه Claculate از لیست Quick Access، نتیجه را در نوار پایینی Word ببینید.