نحوه جواب دادن اتوماتیک به ایمیل دریافتی (آموزش تصویری)

اگر می‌خواهید به ایمیل‌های خود با سرعت و راحتی بیشتری پاسخ دهید، با خواندن این مقاله می‌توانید با نحوه جواب دادن اتوماتیک به ایمیل دریافتی آشنا شوید.

نیازی نیست هر بار که می‌خواهید به ایمیل‌های خود پاسخی تکراری دهید، از اول متن آنها را بنویسید یا حتی از ایمیل‌های قبلی خود کپی کنید. به جای تمام این کارها که علاوه بر اتلاف وقت زحمتتان را نیز زیاد می‌کند، می‌توانید گزینه‌ای را برای جواب خودکار ایمیل در حساب جیمیل خود فعال کنید. می‌توانید با فعال کردن این گزینه در جیمیل خود نوعی فیلتر یا شرایط را برای جیمیل تعریف کنید که در صورت وقوع این شرایط خاص، جیمیل متنی را که شما انتخاب می‌کنید به صورت اتوماتیک به ایمیل فرستنده ایمیل به عنوان جواب بفرستد. اگر می‌خواهید با نحوه فعال سازی گزینه جواب دادن اتوماتیک به ایمیل آشنا شوید، تا انتهای این مقاله با پلازا همراه باشید.

آنچه در ادامه می‌خوانید:

• جواب دادن اتوماتیک به ایمیل
  • فعال سازی گزینه جواب دادن اتوماتیک به ایمیل
  • ساخت قالب ایمیل
  • ساخت فیلتر
• فعال سازی قابلیت های تکمیل اتوماتیک پاسخ هوشمند و نوشتار هوشمند
  • فعال سازی قابلیت های پاسخ هوشمند و نوشتار هوشمند در کامپیوتر
  • فعال سازی قابلیت های پاسخ هوشمند و نوشتار هوشمند در گوشی
• جمع بندی

جواب دادن اتوماتیک به ایمیل

برای استفاده از قابلیت جواب دادن اتوماتیک به ایمیل باید ابتدا این قابلیت را فعال کرده و سپس قالب ایمیل مورد نظر را برای تعیین نحوه جواب دادن اتوماتیک به ایمیل دریافتی بنویسید. علاوه بر این ساخت فیلتر برای ایمیل خودکار به شما امکان می‌دهد شرایطی را که می‌خواهید جیمیل به ایمیل‌هایتان به صورت اتوماتیک پاسخ دهد، تعیین کنید. برای درک بهتر این کار تمامی مراحل را در زیر به صورت تصویری به شما آموزش خواهیم داد.

فعال سازی گزینه جواب دادن اتوماتیک به ایمیل

برای اینکه جیمیل بتواند با استفاده از یک متن آماده و با توجه به یک سری فاکتورهای خاص ایمیل خودکار بفرستد ابتدا باید Templates را در تنظیمات جیمیل خود فعال کنید. برای این کار ابتدا به جیمیل خود وارد شوید، سپس در قسمت بالا سمت چپ جیمیل علامت چرخ‌دنده یا تنظیمات را پیدا کرده و از این قسمت روی گزینه See all settings یا مشاهده همه تنظیمات کلیک کنید.

در صفحه‌ای که باز می‌شود روی قسمت Advanced کلیک کنید و از این قسمت در بخش Templates یا قالب‌ها، گزینه Enable یا فعال‌سازی را بزنید. پس از آن از پایین صفحه و از طریق گزینه Save Changes تنظیمات جدید را ذخیره کنید.

ساخت قالب ایمیل

حالا که قالب ایمیل یا Templates را در حساب خود فعال کرده‌اید باید برای ارسال ایمیل خودکار، قالب ایمیلی تعیین کنید. در حساب جیمیل خود روی گزینه Compose یا نوشتن ایمیل جدید کلیک کرده و قالب ایمیلی را که می‌خواهید از آن به عنوان پاسخ خودکار ایمیل استفاده کنید، بنویسید. می‌توانید قسمت Signature یا امضا را نیز پر کنید، اما نیازی به پر کردن قسمت‌های «آدرس ایمیل مخاطب» یا «موضوع ایمیل» ندارید.

حالا در قسمت پایین صفحه‌ای که روی مانیتورتان پدیدار می‌شود روی علامت سه نقطه کلیک کرده و گزینه Templates را از میان دیگر گزینه‌ها انتخاب کنید.

ابتدا روی گزینه Save draft as template و بعد از گزینه‌هایی که پدیدار می‌شود روی گزینه Save as new template کلیک کرده و برای این قالب ایمیل یک نام انتخاب کنید.

ساخت فیلتر

برای استفاده از قالب ایمیلی که ساختید باید در حساب جیمیل خود فیلتر یا شرایطی را تعیین کنید که طبق آن می‌خواهید قالب ساخته شده به عنوان پاسخ اتوماتیک به ایمیل دریافتی استفاده شود. برای این کار ابتدا باید روی گزینه Search در بالای صفحه حساب جیمیل خود کلیک کنید.

حالا باید شرایط، معیار یا فیلتر موردنظرتان برای پاسخگویی خودکار به ایمیل را در صفحه‌ای که باز می‌شود، تعیین کنید. این فیلتر می‌تواند شامل نام، موضوع یا هر چیز دیگری باشد که در فرم پیش رویتان به آن اشاره شده است. پس از اینکه این فرم را تکمیل کردید، روی گزینه Create filter یا ساخت فیلتر کلیک کنید.

پس از این مرحله در صفحه جدید روبروی‌تان گزینه Send template را فعال کرده و در منوی کوچکی که روبروی این گزینه باز می‌شود گزینه Choose template را انتخاب کرده و روی نام قالبی که برای جواب دادن اتوماتیک به ایمیل انتخاب کرده بودید کلیک کنید. اگر تاکنون فقط یک قالب نوشته‌اید، تنها با یک نام روبرو خواهید شد. پس از آن روی گزینه Create Filter در پایین صفحه کلیک کنید.

حالا از قسمت تنظیمات یا Settings جیمیل بخش Filters and Blocked Addresses را پیدا کنید؛ فیلتر جدید شما در این قسمت ذخیره می‌شود. برای فعال‌سازی این فیلتر روی یکی از گزینه‌هایی که با شرایط یا معیار شما برای جواب دادن اتوماتیک به ایمیل منطبق است، کلیک کنید.

فعال سازی قابلیت های تکمیل اتوماتیک پاسخ هوشمند و نوشتار هوشمند

گوگل به مناسبت پانزدهمین سالگرد تاسیس این شرکت، به سرویس ایمیل خود قابلیت‌های یادگیری هوشمند و ماشینی اضافه کرد. این قابلیت‌ها نوشتن موضوع ایمیل توسط جیمیل و زمان‌بندی ایمیل برای فرستادن در زمانی خاص را شامل می‌شود. در این قسمت به شما نحوه فعال‌سازی قابلیت‌های تکمیل اتوماتیک گوگل شامل پاسخ هوشمند و نوشتار هوشمند را آموزش می‌دهیم تا بتوانید در زمان خود بیشتر صرفه جویی کنید.

فعال سازی قابلیت های پاسخ هوشمند و نوشتار هوشمند در کامپیوتر

برای فعال سازی این قابلیت‌ها در کامپیوتر ابتدا باید در قسمت بالا سمت راست صفحه از طریق قسمت تنظیمات حساب جیمیل خود در پایین صفحه به گزینه‌های Smart Reply و Smart Compose دسترسی پیدا کنید. می‌توانید به انتخاب خود یک یا هر دو گزینه را فعال کنید تا پیشنهادهای اتوماتیک گوگل را فعال کنید. علاوه بر این می‌توانید با انتخاب گزینه Smart Compose personalization قابلیت‌های یادگیری هوشمند و ماشینی را فعال کنید تا پیشنهادهای گوگل را بر اساس نحوه نوشتن ایمیل‌هایتان شخصی سازی کنید. مثلا اگر در ایمیل‌هایی که به همکارانتان می‌فرستید به جای «سلام» از «درود» استفاده می‌کنید، گوگل بین این دو، کلمه‌ای را که بیشتر استفاده کرده‌اید به صورت اتوماتیک می‌نویسد.

اگر از G Suite استفاده می‌کنید، ممکن است امکان روشن کردن یا فعال سازی گزینه Smart Compose را نداشته باشید؛ در این صورت ادمین G Suite باید این گزینه را فعال کند.

فعال سازی قابلیت های پاسخ هوشمند و نوشتار هوشمند در گوشی

در گوشی خود و در اپلیکیشن جیمیل روی علامت سه خط موازی در قسمت بالا سمت چپ صفحه ضربه بزنید و گزینه تنظیمات یا Settings را انتخاب کنید. حساب جیمیل موردنظر خود را انتخاب کنید و سپس، گزینه پاسخ هوشمند/نوشتار هوشمند را فعال کنید. پس از اینکه این مراحل را انجام دادید جیمیل موظف است تا به شما برای نوشتن پاسخ ایمیل از طریق کامل کردن جملات بر اساس شیوه نوشتاری شخصیتان کمک کند.

جمع بندی

در این مقاله یاد گرفتید که نحوه جواب دادن به ایمیل دریافتی خود را می‌توانید از دستی و قدیمی به اتوماتیک یا خودکار تغییر دهید؛ پس دیگر در گوگل «چگونه جواب ایمیل را خودکار بدهیم» را جستجو نخواهید کرد. فعال سازی این روش در ایمیل می‌تواند در صرفه جویی در وقت بسیار موثر بوده و پاسخ دادن به ایمیل‌ها را بسیار ساده‌تر کند. پس در فعال سازی آن درنگ نکنید.

آیا روش‌های دیگری را برای تسهیل در پاسخ دادن به ایمیل می‌شناسید؟ آیا این آموزش را به دیگران پیشنهاد می‌کنید؟ آیا تا به حال از این روش استفاده کرده‌اید؟ نظرات و پیشنهادات خود را با ما و سایر کاربران به اشتراک بگذارید.