اگر صاحب یک کسب و کار هستید یا به صورت گروهی کار می‌کنید به احتمال زیاد به برنامه‌ای برای برقراری ارتباط با همکارانتان نیاز دارید. مایکروسافت اموزش و استفاده از برنامه تیمز (Microsoft Teams) را به شما پیشنهاد می‌دهد. با خواندن این مطلب آموزش مایکروسافت تیمز می‌توانید با نحوه راه اندازی و فعالسازی این برنامه و همچنین با طریقه استفاده از آن آشنا شوید.
ثبت نام در مایکروسافت تیمز رایگان است و مایکروسافت این برنامه را در نسخه رایگان و پولی ارائه می‌کند. این نسخه با وجود اینکه امکانات کمتری دارد اما بازهم تا حد زیادی می‌تواند کار شما را راه بیاندازد. البته این برنامه (که فعلا فیلتر نیست) تنها مختص کسب و کارها نیست و بسیاری هم در ایران و سایر نقاط جهان به تدریس آنلاین با تیمز مایکروسافت مشغول هستند.
اگر با نحوه ایجاد مایکروسافت تیمز و ثبت نام در آن آشنا نیستید در ادامه با این اموزش کار با Microsoft Teams همراه ما باشید تا به طور کامل با طریقه استفاده از این برنامه آشنا شوید.
در ادامه می‌خوانید
طریقه استفاده از سایر اپلیکیشن ها در مایکروسافت تیمز
مایکروسافت تیمز از فعالسازی برنامه‌های متفرقه هم پشتیبانی می‌کند. می‌توانید با کلیک روی آیکون Apps در بخش پایین سمت چپ صفحه برنامه‌های سازگار را مشاهده و به حساب خود اضافه کنید. تیمز با سرویس‌هایی نظیر ترلو و آسانا و همچنین برنامه‌هایی نظیر اورنوت، سروی مانکی، گیت‌هاب و غیره سازگاری دارد.
پس از اینکه یک برنامه را به تیمز اضافه کردید می‌توانید مستقیما از حساب خود از تیمز به آن‌ها دسترسی پیدا کنید. مثلا اگر یوتیوب را اضافه کرده باشید، یک دکمه مخصوص درست زیر کادری که پیام‌هایتان را تایپ می‌کنید اضافه می‌شود که با آن می‌توانید از یوتیوب به پیامتان محتوا اضافه کنید.
سخن پایانی
همانطور که در این مطلب آموزش مایکروسافت تیمز (Microsoft Teams) دیدید، راه اندازی این برنامه و طریقه استفاده از آن آسان است. تیمز یک برنامه جامع و کاربردی برای کسب و کارهای مختلف و همچنین مدیریت پروژه‌های گروهی است و با توجه به پشتیبانی شدن آن از سوی کمپانی بزرگی مثل مایکروسافت، در آینده نیز بعید به نظر می‌رسد برنامه دیگری بتواند جایگاه آن را تهدید کند.
سوالات متداول
1. مایکروسافت تیمز چیست؟
سوالی که ممکن است به ذهن افرادی که با این برنامه آشنایی ندارند قبل از خواندن این اموزش خطور کند این است که Microsoft Teams چیست؟ تیمز یک برنامه و پلتفرم جامع برای برگذاری جلسات ویدیویی و همچنین انجام پروژه‌های کاری گروهی به صورت اینترنتی است.
2. فعالسازی مایکروسافت تیمز در چه سیستم عاملهایی امکان پذیر است؟
راه اندازی و فعالسازی مایکروسافت تیمز در تمامی سیستم عاملها از جمله ویندوز، لینوکس، اندروید و iOS امکان پذیر است و از این لحاظ محدودیتی وجود ندارد.
3. دانلود مایکروسافت تیمز رایگان است؟
تیمز نسخههای مختلفی دارد و نسخههای پولی آن با خرید اشتراک آفیس 365 قابل دریافت هستند. اما کاربران به صورت رایگان هم میتوانند از آن استفاده کنند. نسخه رایگان این برنامه به نسبت، قابلیتهای کاربردی بسیار زیادی دارد.
نسخه ها
اگر قصد نصب و دانلود مایکروسافت تیمز را دارید و می‌خواهید نسخه رایگان آن را راه اندازی و استفاده کنید می‌توانید به اندازه نامحدود با همکارانتان مکالمه کنید. چه به صورت متنی و چه ویدیویی و صوتی. علاوه بر این 10 گیگابایت حافظه نیز برای ذخیره فایل‌ها در اختیار تیمتان قرار می‌گیرد و در کنار آن هم هر عضو تیم 2 گیگابایت فضای ذخیره‌سازی اختصاصی دریافت می‌کند. همچنین به نسخه تحت وب ورد، اکسل، پاورپوینت و وان‌نوت نیز دسترسی دارید.
با این حال نسخه رایگان فاقد قابلیتهای امنیتی مثل تایید چند مرحله‌ای و ابزارهای مدیریت کاربران است که بیشتر کسب و کارها احتمالا به آن‌ها نیاز پیدا می‌کنند. اگر به دنبال خرید نسخه پولی باشید می‌توانید 3 نسخه را خریداری کنید:
دانلود و فعالسازی مایکروسافت تیمز
برای دانلود و نصب مایکروسافت تیمز می‌توانید به این لینک در وبسایت مایکروسافت بروید. از این صفحه می‌توانید تیمز را برای دسکتاپ دانلود کنید. اگر به دنبال دانلود مایکروسافت تیمز برای اندروید و iOS هستید می‌توانید آن را از اینجا برای اندروید و از اینجا برای iOS دانلود کنید. نحوه ثبت نام در مایکروسافت تیمز نیز آسان است و شما فقط به یک اکانت مایکروسافت نیاز دارید.
قابلیت ها
طریقه کار با مایکروسافت تیمز خیلی سخت نیست. این برنامه تمامی ویژگی‌های مورد نیاز برای انجام یک کار تیمی مثل امکان برگذاری ویدیو کنفرانس، تماس تلفنی، چت و پیامهای گروهی را به شما ارائه می‌کند.
در هنگام برگذاری جلسات شما ابزارهای زیادی مثل امکان تار کردن یا شخصی‌سازی تصویر پس‌زمینه خود، حالت‌های متنوع برای دیدن جلسه و گفتگوی متنی را در اختیار دارید. کاربران همچنین میتوانند صفحه نمایش سیستم خودشان را هم هنگام ارائه مطلب با دیگران به اشتراک بگذارند.
اگر نسخه پولی را تهیه کنید می‌توانید جلسات را ضبط کنید تا آن دسته از اعضای تیم که نتوانستند در جلسه شرکت کنند بتوانند بعدا جلسه را تماشا کرده و از مباحث عقب نیافتند. با این حال اکثر این قابلیت‌ها در سایر برنامه‌های رقیب تیمز هم وجود دارد. در حقیقت موردی که تیمز را از سایر رقبا متمایز می‌کند سازگاری آن با مجموعه برنامه‌ها و سرویس‌های آفیس 365 است.
برای مثال تیمز کاملا با وان‌درایو و شیرپوینت سازگار است و به راحتی به شما این امکان را می‌دهد تا فایل‌هایتان را با دیگران به اشتراک بگذارید. همچنین قرار است پاورپوینت نیز با تیمز ادغام شود تا کاربران در جریان ارائه مطلب بتوانند با راحتی بیشتری به متن کنفرانس خود دسترسی داشته و با سایر اعضا تعامل کنند.
آموزش طریقه استفاده از مایکروسافت تیمز
حالا نوبت به آموزش کار با Microsoft Teams می‌رسد این برنامه رابط کاربری ساده‌ای دارد و حتی بدون اموزش هم پس از مدتی می‌توانید با امکانات آن آشنا شوید. همانطور که گفتیم این برنامه امکانات کاربردی زیادی برای ایجاد یک محیط کاری پویا برای کاربران دارد. اما چگونه می‌توانیم از قابلیتهای کاربردی این برنامه استفاده کنیم؟
آموزش ایجاد تیم و دعوت از سایر کاربران در مایکروسافت تیمز
پس از ثبت نام و نصب تیمز، در صفحه اول، برنامه به شما خوش آمد می‌گوید و می‌خواهد برای گروه کاری خودتان یک نام انتخاب کنید. سپس روی Continue کلیک کنید. در صفحه بعدی گزینه‌های زیادی پیش‌رویتان قرار دارد اما اولین کاری که باید انجام دهید دعوت کردن از سایر کاربران است تا به تیم شما بپیوندند.
برای انجام این کار و راه اندازی مایکروسافت تیمز برای تیمتان، از پنل سمت چپ برنامه Invite people را انتخاب کنید. می‌توانید سایر کاربران را با به اشتراک‌گذاری یک لینک به گروه دعوت کنید یا اینکه مخاطبین حاضر در ایمیلتان را دعوت کنید یا اینکه به شکل جداگانه یک ایمیل برایشان ارسال کنید.
ما اینجا گزینه آخر را انتخاب می‌کنیم تا به صورت جداگانه و مستقیم و از طریق ایمیل کاربران را دعوت کنیم. با انتخاب این گزینه یک پنجره جدید ظاهر می‌شود که در آن می‌توانید آدرس ایمیل افرادی که می‌خواهید به تیمتان دعوت کنید را به همراه اسم هرکدام از آن‌ها مانند تصویر زیر وارد کنید.
اگر می‌خواستید افراد بیشتری را دعوت کنید روی Add more کلیک کنید تا کادرهای بیشتری اضافه شود. در نهایت روی Send Invites کلیک می‌کنیم تا دعوت‌نامه‌ها ارسال شوند. افرادی که دعوت کردید یک دعوت‌نامه به همراه لینک عضویت در ایمیلشان دریافت می‌کنند و میتوانند با کلیک روی آن لینک به گروه شما افزوده شوند.
آموزش چت گروهی در مایکروسافت تیمز
قدم بعدی پس از فعال سازی مایکروسافت تیمز و تشکیل گروه، خوش آمد گویی به اعضا از طریق قابلیت چت گروهی است. برای اینکه به صورت گروهی با آن‌ها مکالمه کنید، از نوار ابزار سمت چپ روی آیکون تیمز کلیک و روی گزینه New conversation که در یک کادر بنفش در پایین صفحه است کلیک کنید.
حالا پیامتان را تایپ کنید. بعد از اینکه پیام را ارسال کردید هرکسی که عضو تیم باشد می‌تواند آن را مشاهده و به شما جواب بدهد. می‌توانید فایل‌ها را به پیامتان ضمیمه کنید یا به پیام اموجی و گیف اضافه کنید. برای آنکه یک فایل را از بخش چت با دیگران به اشتراک بگذارید، روی آیکون گیره کاغذ کلیک کرده و فایل موردنظرتان را انتخاب کنید. می‌توانید فایل را از حساب وان‌درایو خود انتخاب کنید یا اینکه یک فایل را از کامپیوتر آپلود کنید. همچنین از آنجایی تیمز با مجموعه آفیس سازگار است می‌توان فایل‌های ورد، اکسل، پاورپوینت و وان‌نوت را به تیمز اضافه و آن‌ها را ویرایش کرد. اعضای گروه شما هم میتوانند فایل را در تیمز مشاهده و ویرایش کنند.
البته قابلیت چت تیمز تنها به صورت گروهی نیست و شما می‌توانید با هرکدام از اعضا به صورت خصوصی هم ارتباط برقرار کنید. برای انجام این کار کافی است از نوار سمت چپ آیکون Chat را انتخاب کنید. سپس آیکون مداد با یک کاغذ را انتخاب کنید. حالا نام فردی که می‌خواهید با او چت کنید را در کادر To وارد کنید. در کادر New Message در پایین صفحه پیامتان را تایپ کنید و در نهایت روی آیکون Send کلیک کنید تا ارسال شود. در بخش Chats می‌توانید تمامی مکالمات گروهی و خصوصی که دارید را ببینید و انتخاب کنید.
آموزش نحوه برگزاری جلسه در مایکروسافت تیمز
مهمترین و کاربردی‌ترین قابلیتی که در این مطلب اموزش Microsoft Teams به آن می‌پردازیم، برگذاری جلسات است. در مایکروسافت تیمز می‌توانید جلسات را به شکل ویدیویی و صوتی فعالسازی کنید. البته نکته قابل توجه این است که برای برگذاری و شرکت در جلسات یا باید از طریق مرورگرهای کروم یا اج از نسخه تحت وب تیمز استفاده کنید یا اینکه از نسخه دسکتاپ استفاده کنید.
برای برگذاری جلسه از نوار ابزار سمت چپ روی گزینه Meetings کلیک کنید. مایکروسافت سال گذشته قابلیت زمان‌بندی جلسات را برای کاربران رایگان نیز فعال کرد و حالا پس از انتخاب گزینه Meetings می‌توانید جلسه را در همان لحظه برگذار کنید یا اینکه آن را زمان‌بندی کنید.
اگر خواستید جلسه را در لحظه برگذار کنید گزینه Meet now را انتخاب و اگر خواستید آن را به یک زمان دیگری موکول کنید، گزینه Schedule a meeting را انتخاب کنید. در صفحه بعدی می‌توانید زمان و تاریخ برگذاری جلسه را مشخص کنید. وقتی این کار را انجام دادید روی Schedule کلیک کنید.
در صفحه بعد باید لینک به اشتراک گذاری جلسه را با کاربران به اشتراک بگذارید. می‌توانید این کار را با کپی کردن لینک جلسه و به اشتراک گذاری آن در برنامه‌های پیام‌رسان انجام دهید یا اینکه جلسه را با مخاطبانتان در Outlook و یا در تقویم گوگل به اشتراک بگذارید.