اربعیناربعین

35 ترفند گوگل درایو (Google Drive) که حتما باید بلد باشید

ابزار ذخیره سازی و مدیریت فایل‌ Google Drive یکی از محبوب‌ترین سرویس‌های آنلاین است. در این مطلب با مهمترین کاربرد و ترفندهای گوگل درایو آشنا می‌شویم.

احتمالا سرویس Writely را به خاطر می‌آورید. یک شرکت چهار نفره به نام Upstartle این سرویس آنلاین متنی را با بهره‌مندی از فناوری AJAX که در آن زمان تازه عرضه شده بود به راه انداخت. این سرویس به کاربران این امکان را می‌داد تا به سرعت به محتوایی که در مرورگر خود به صورت آنلاین تولید کرده بودند دسترسی پیدا و هرگونه تغییرات را نیز در سرور ذخیره کنند. این سرویس آنقدر عملکرد روان و خوبی داشت که گوگل کمتر از یک سال بعد Upstartle را خریداری کرد. در آن زمان سرویس Writely یک سرویس جدید و منحصر به فرد بود و از همین رو بسیاری از کارشناسان این حرکت گوگل را یک ریسک بزرگ تلقی کردند.

گوگل درایو / google drive

امروزه ابزار آنلاین مدیریت فایل گوگل تکامل بیشتری داشته و به اندازه قابل توجهی بهبود پیدا کرده است. در حال حاضر این ابزار که اکنون با نام گوگل درایو در دسترس کاربران قرار دارد، سرویس‌های مختلفی مانند مدیریت و ذخیره سازی فایل‌ها و همچنین اپلیکیشن‌های وب محور و موبایلی مختلفی را در اختیار کاربران قرار می‌دهد و از همین رو نمی‌توان یک مورد را به عنوان تنها کاربرد گوگل درایو معرفی کرد. این سرویس‌ها شامل ابزارهایی برای پردازش متن‌ها به نام (Docs)، ساخت صفحات گسترده (Sheets)، ارائه مطالب (Slides)، کشیدن نقاشی (Drawings) و ساخت فرم (Forms) است. گوگل چنین مجموعه کاملی را با هدف رقابت با ابزار پیشرفته و حرفه‌ای مایکروسافت یعنی آفیس عرضه کرده است. در حقیقت مایکروسافت پس از موفقیت گوگل درایو نسخه‌های آنلاین ورد، اکسل و پاورپوینت را نیز با امکان ذخیره سازی فایل‌ها در سرویس ذخیره سازی وان درایو عرضه کرد.

google drive / آموزش گوگل درایو

صاحبان کسب و کارهای بزرگ می‌توانند از G Suite که یک نسخه جداگانه از گوگل درایو با قابلیت دسترسی به سرویس‌های جیمیل، تقویم گوگل و سایتس و دیگر ابزارهای گوگل است استفاده کنند. این سرویس با قیمت 6 دلار در ماه برای هر کاربر به همراه 30 گیگابایت فضای ابری به فروش می‌رسد. استفاده از G Suite برای مدارس و سازمان‌های غیرانتفاعی رایگان است.

اما گوگل درایو سرویسی متشکل از ابزارهای مختلف برای انجام وظایف کاری است که به صورت رایگان در اختیار تمام کاربران قرار دارد و تنها برای خرید فضای ذخیره سازی اضافی باید مبلغی را پرداخت کرد. گوگل درایو اندروید و آیفون نیز تقریبا از ابتدا برای استفاده کاربران در گوشی و یا تبلت عرضه شده است. تسلط بر این سرویس می‌تواند مزایای زیادی برای هر شخص داشته باشد و به همین دلیل این مطلب علاوه بر معرفی ترفندها و نکات گوگل درایو، آموزش استفاده از گوگل درایو را نیز شامل می‌شود.

با همراه باشید تا با مهمترین ترفندهای گوگل درایو آشنا شویم.

آنچه در این مقاله می‌خوانید:

  • 35 ترفند گوگل درایو (Google Drive) که حتما باید بلد باشید
    • ذخیره سازی رایگان فایل ها
    • همگام سازی تمام فایل‌ ها
    • امکان همکاری و به اشتراک گذاری فایل‌ها با دیگران
    • قابلیت ویرایش مثل مایکروسافت ورد
    • به دنبال همکاران بگردید
    • پروژه را عمومی کنید
    • سطح دسترسی را مشخص کنید
    • هنگام انجام کار با دیگر همکاران ارتباط برقرار کنید
    • از افزونه ها استفاده کنید
    • از اپلیکیشن‌ها استفاده کنید
    • با کشیدن و رها کردن فایل‌ها را آپلود کنید
    • لینک‌هایی برای ساخت سریع اسناد
    • با استفاده از ویژگی Companion گوگل درایو را در پنجره ویندوز باز کنید
    • به صورت آفلاین به فایل‌ها دسترسی داشته باشید (کامپیوتر)
    • به صورت آفلاین به فایل‌ها دسترسی داشته باشید (موبایل)
    • محتواهای جالبی که در اینترنت به آن ها بر میخورید را در گوگل درایو ذخیره کنید
    • اسناد را مستقیما از طریق جیمیل به اشتراک بگذارید
    • از اپلیکیشن‌های جداگانه برای ویرایش استفاده کنید
    • فرمت فایل‌ها را به فرمت Google Docs تبدیل کنید
    • تصاویر و فایل‌های PDF را به فایل‌های متنی تبدیل کنید
    • اسکن تصاویر از طریق اپلیکیشن موبایل
    • جمع آوری اطلاعات
    • ویرایش عکس‌ها در Docs
    • به حالت تمام صفحه بروید
    • از طریق Research Pane جستجو و تحقیق کنید
    • لینک نتایج را همزمان با انجام جستجو در متن قرار دهید
    • دیدن تمامی کلیدهای میانبر
    • ترجمه متون
    • تایپ صوتی در Docs
    • جستجو کامل و بدون نقص فایل ها
    • رنگ آمیزی پوشه ها
    • فایل ها را در Outlook نیز استفاده کنید
    • دسترسی به سلول ها را محدود کنید
    • فونت گوگل درایو را عوض کنید

 


ذخیره سازی رایگان فایل ها


Google drive / نکات گوگل درایو

کاربرد گوگل درایو در وحله اول امکان ذخیره سازی رایگان فایل‌ها است. اکانت‌های گوگل درایو برای تمام کاربرانی که یکی از سرویس‌های گوگل مثل جیمیل یا Google Photos را داشته باشند با 15 گیگابایت فضای ذخیره سازی رایگان فعال می‌شود. اگر این فضا برایتان کافی نبود می‌توانید از طریق Google One فضای اضافه خریداری کنید. البته باید به خاطر داشته باشید که تنها فایل‌هایی مثل فایل‌های آفیس مایکروسافت، PDF و تصاویر این فضا را اشغال می‌کنند. فایل‌هایی که از طریق سرویس‌های گوگل مانند Doc/Sheets/Slides ایجاد می‌کنید جز فضای 15 گیگابایت حساب نمی‌شوند.

 


همگام سازی تمام فایل‌ ها


Google drive / نکات گوگل درایو

گوگل درایو در تمامی دستگاه‌ها سینک می‌شود. این یکی از مهمترین نکات گوگل درایو است. به این معنی که می‌توانید یک پروژه را در کامپیوتر خود شروع و سپس با تبلت، گوشی یا لپ‌تاپ آن را ادامه دهید. علاوه بر این می‌توان به تمامی فایل‌ها به این شکل دسترسی پیدا کرد، نه فقط فایل‌های Docs ،Sheets، و Slides. همچنین می‌توانید با نصب برنامه Backup and Sync بر روی کامپیوتر به طور خودکار از فایل‌های کامپیوتر، دوربین و کارت حافظه بکاپ بگیرید و آن‌ها را در گوگل درایو ذخیره کنید. در این صورت به احتمال زیاد بیشتر فضای 15 گیگابایتی رایگانی که در ابتدا در اختیار دارید با فایل‌های پشتیبان اشغال خواهد شد. اگر به فضای اضافه نیاز داشتید باید از طریق گوگل وان حجم خریداری کنید.

 


امکان همکاری و به اشتراک گذاری فایل‌ها با دیگران


Google drive / نکات گوگل درایو

یکی از خصوصیات اصلی گوگل درایو امکان همکاری چندین کاربر بر روی یک فایل است که یکی از مهمترین موارد کاربرد گوگل درایو نیز به شمار می‌آید. بیشتر از 50 کاربر می‌توانند به طور همزمان از طریق لپ‌تاپ، گوشی یا کامپیوتر بر روی یک پروژه کار کنند. برای آن که دقیقا بدانید دوستان یا همکارانتان چه کارهایی انجام داده‌اند یا یک تاریخچه کلی از تغییرات فایل مربوطه را ببینید، می‌توانید به این مسیر مراجعه کنید : File > Version History > See Version History.

از طریق لیستی که در سمت راست صفحه به نمایش گذاشته می‌شود می‌توانید ببینید کدام کاربر در چه زمانی بر روی فایل کار کرده است. با کلیک بر روی نام آن‌ها هم می‌توانید تغییراتی که اعمال کرده‌اند را مشاهده کنید. همچنین می‌توانید به نسخه‌های مختلف فایل نام‌های جداگانه بدهید تا راحت‌تر بتوانید تغییرات آن را زیر نظر داشته باشد. با کلیک بر روی دکمه بالای سمت راست صفحه تنها نسخه‌های نام گذاری شده به نمایش گذاشته می‌شود.

 


قابلیت ویرایش مثل مایکروسافت ورد


Google drive / نکات گوگل درایو

اگر می‌خواهید ویرایش‌های انجام شده ظاهری مانند ویرایش‌های داخل ورد داشته باشید باید از ویژگی به نام Suggest Edits در Docs استفاده کنید. برای استفاده از آن کافی است بر روی دکمه ویرایش (آیکون قلم) کلیک کنید. از طریق منویی که برایتان به نمایش گذاشته می‌شود می‌توانید متن را ویرایش کنید یا پیشنهادی برای تغییر بخشی از آن بدهید. سایر کاربران یا خود شما می‌توانید بعدا این تغییرات را قبول یا رد کنید.

 


به دنبال همکاران بگردید


Google drive / آموزش استفاده از گوگل درایو

اگر نام پروژه‌ای که به دنبالش هستید را به خاطر نمی‌آورید ولی یادتان هست چه کسی آن را با شما به اشتراک گذاشته است، می‌توانید در منو سمت چپ گوگل درایو بر روی Shared with Me کلیک کنید تا لیستی از تمام پروژه‌هایی که دیگران با شما به اشتراک گذاشتند برایتان به نمایش دربیاید. اگر لیست خیلی طولانی بود نام شخصی که به دنبالش هستید را در بخش جستجو بالای صفحه تایپ کنید.

 


پروژه را عمومی کنید


Google drive / آموزش استفاده از گوگل درایو

برای آن که بتوانیم با همکاری چندین نفر یک پروژه را انجام دهیم باید آن را به اشتراک بگذاریم. پروژه‌ها را نهایتا می‌توان با 200 نفر به اشتراک گذاشت ولی اگر تعداد کسانی که بر روی آن کار می‌کنند از 50 نفر فراتر رود نفر 51 به بعد تنها می‌تواند تغییرات اعمال شده را مشاهده کند.

صاحب پروژه می‌تواند تعیین کند کدام افراد بتوانند فایل را ویرایش کنند. ولی راه حل آسان‌تر این است که پروژه را عمومی کنیم. برای این کار بر روی دکمه Share در بالای سمت راست صفحه کلیک کنید و سپس Advanced را انتخاب و در بخش Who has access بر روی Change کلیک کنید. در این قسمت کافی است گزینه Public on the web یا Anyone with the link را انتخاب کنید. برخی از کاربران G Suite ممکن است در این قسمت تنها قادر باشند پروژه‌هایشان را با اشخاصی که در سازمانشان مشغول فعالیت هستند به اشتراک بگذارند.

باید به این نکته هم توجه داشته باشید که پروژه‌هایی که عمومی می‌شوند در دسترس موتورهای جستجو هم قرار می‌گیرند.

 


سطح دسترسی را مشخص کنید


Google drive / آموزش استفاده از گوگل درایو

این مورد یکی از بهترین ترفندهای گوگل درایو است. شاید وقتی پروژه‌ها را به اشتراک بگذارید فکر کنید تمام کسانی که این پروژه‌ها را با آن‌ها به اشتراک گذاشتید سطح دسترسی یکسانی داشته باشند. در حقیقت این طور نیست و گوگل چهار سطح دسترسی متفاوت را تعریف کرده است. سطح اول Owners یا صاحبان پروژه هستند می‌توانند هر کاری بخواهند با آن بکنند مثلا همکاران جدید را دعوت کنند و حتی پروژه را حذف کنند. سطح دوم Editors یا ویراستارها هستند که می‌توانند فایل را ویرایش کنند یا اگر صاحب پروژه اجازه داد همکاران جدیدی دعوت کنند. سطح سوم Viewers یا بازدیدکننده‌ها هستند که تنها می‌توانند پروژه ببینند. سطح چهارم نیز Commenters هستند که علاوه بر دیدن پروژه می‌توانند در مورد آن نظر هم بدهند. علاوه بر این، بازدیدکننده‌ها و Commenters می‌توانند از پروژه کپی بگیرند. از همین رو باید این نکته را در نظر داشته باشید که پروژه‌ها کاملا امن نیستند و حتی اگر کمترین سطح دسترسی را نیز به فردی بدهید او می‌تواند از آن فایل یک کپی تهیه کند.

 


هنگام انجام کار با دیگر همکاران ارتباط برقرار کنید


Google drive / آموزش استفاده از گوگل درایو

گوگل درایو همکاران شما در هر پروژه را در بالای سمت راست صفحه نشان می‌دهد. می‌توانید با نوشتن نظر یا سوال خود در قسمت‌های مختلف متن و مشخص کردن کسانی که می‌توانند نظر شما را ببینند با آن‌ها ارتباط برقرار کنید. علاوه بر این می‌توانید برایشان پیام‌های فوری نیز ارسال کنید. برای این کار باید بر روی آیکون چت در کنار آواتار مربوط به هر فرد کلیک کرده و پیامتان را برای او بنویسید. البته باید به خاطر داشته باشید که پیام‌هایی که با وی رد و بدل می‌کنید خصوصی نیستند و دیگر همکاران نیز می‌توانند صحبت‌های شما را بخوانند.

 


از افزونه ها استفاده کنید


Google drive / آموزش استفاده از گوگل درایو

تعداد بسیار زیادی افزونه در گوگل درایو موجود است که هر کدام از آن‌ها می‌توانند امکانات و قابلیت‌های جدیدی را در اختیار شما قرار دهند. برای دسترسی و فعال کردن آن‌ها باید هنگام ویرایش یک سند به Add-ons > Get add-ons مراجعه کنید.

 


از اپلیکیشن‌ها استفاده کنید


Google drive / آموزش استفاده از گوگل درایو

علاوه بر افزونه‌ها چندین اپلیکیشن وب محور نیز وجود دارند که می‌توانید آن‌ها را به اکانت گوگل درایو خود متصل کنید. برخی از اپلیکیشن‌ها افزونه جداگانه‌ای هم دارند که حتما نیازی نیست از هردوی آن‌ها استفاده کنید. این اپ‌ها که می‌توانید آن‌ها را در فروشگاه گوگل کروم پیدا کنید کار ویرایش اسناد را آسان‌تر می‌کنند.

 


با کشیدن و رها کردن فایل‌ها را آپلود کنید


Google drive / آموزش استفاده از گوگل درایو

اخیرا گوگل درایو یک دکمه جدید برای ساخت فایل‌های جدید به رابط کاربری خود اضافه کرده است. علاوه بر این از این طریق می‌توانید فایل‌های جدید را نیز به درایو آپلود کنید. می‌توانید فایل‌ها را از پنجره ویندوز یا Finder مکینتاش مستقیما به لیست فایل‌های گوگل درایو بکشید. در ادامه در پایین صفحه مرورگر یک آیکون ابری شکل با یک پیکان خواهید دید این آیکون به این معناست که دیگر می‌توانید فایل مربوطه را رها کنید.

 


لینک‌هایی برای ساخت سریع اسناد


Google drive / راهنمای گوگل درایو

یکی از بهترین نکات گوگل درایو که می‌تواند در وقت شما صرفه جویی کند ساخت سریع اسناد با استفاده از لینک‌های ویژه این سرویس است. اگر می‌خواهید به سرعت یک فایل Doc، صفحه گسترده، ارائه یا نقاشی بسازید، لینک‌های زیر را به نوار بوکمارک مرورگر خود اضافه کنید.

فایل گوگل Doc جدید: http://doc.new

فایل صفحه گسترده جدید: http://sheets.new

فایل ارائه جدید: http://deck.new

فایل گوگل سایت جدید: http://site.new

فایل گوگل فرم جدید: http://form.new

 

 


با استفاده از ویژگی Companion گوگل درایو را در پنجره ویندوز باز کنید


Google drive / راهنمای گوگل درایو

 

افزونه Drive Companion که برای مرورگر گوگل کروم عرضه شده، صفحات اینترنتی مربوط به اسناد گوگل درایو مثل Docs و اسلایدها را در یک پنجره پاپ‌آپ باز می‌کند که ظاهری شبیه به برنامه‌های نصب شده در ویندوز دارد. این پنجره‌ها حتی در تسک بار ویندوز نیز به نمایش گذاشته می‌شوند تا هر زمان که لازم بود بتوانید به سرعت به آن‌ها دسترسی پیدا کنید.

 


به صورت آفلاین به فایل‌ها دسترسی داشته باشید (کامپیوتر)


Google drive / راهنمای گوگل درایو

معمولا زمانی که مرورگر به اینترنت متصل باشد می‌توانیم به فایل‌های ذخیره شده در گوگل درایو دسترسی داشته باشیم. اما این سرویس برای کسانی که نمی‌توانند همیشه به اینترنت متصل باشند هم راه چاره‌ای اندیشیده و اجازه می‌دهد کاربران به شکل آفلاین هم از آن استفاده کنند.

قبل از هرچیز باید به این نکته اشاره کنیم که این قابلیت تنها در مرورگر کروم قابل استفاده است. برای استفاده از این ویژگی ابتدا باید افزونه Google Docs Offline را نصب کنید. پس از نصب به بخش تنظیمات گوگل درایو رفته و گزینه Create, open and edit your recent Google Docs, Sheets, and Slides files on this device while offline را تیک بزنید. با این کار این ویژگی فعال می‌شود ولی در ادامه باید آن فایل‌هایی که می‌خواهید به شکل آفلاین به آن‌ها دسترسی داشته باشید را انتخاب کنید. برای این کار کافی است به اینجا رفته و پس از راست کلیک بر روی فایل‌های مورد نظر گزینه Available offline را علامت بزنید.

 


به صورت آفلاین به فایل‌ها دسترسی داشته باشید (موبایل)


Google drive / ترفندهای گوگل درایو

اگر می‌خواهید از طریق گوشی هوشمند خود بدون اتصال به اینترنت به فایل‌های درایو دسترسی پیدا کنید باید مانند بالا فایل‌های مورد نظر را برای دسترسی در حالت آفلاین انتخاب کنید. برای این کار ابتدا یک سند را باز و سه نقطه بالای سمت راست صفحه را لمس کرده و سپس گزینه Available offline را فعال کنید. دفعه بعد که به شکل آنلاین به این سرویس متصل شوید هر تغییری که در فایل اعمال کرده باشید با نسخه‌ آنلاین سینک خواهد شد.

 


محتواهای جالبی که در اینترنت به آن ها بر میخورید را در گوگل درایو ذخیره کنید


Google drive / راهنمای گوگل درایو

Evernote یک صندوق آنلاین برای ذخیره تمام محتواهای دیجیتال شما در اینترنت است. از گوگل درایو نیز می‌توانید استفاده مشابهی داشته باشید. با کمک یک افزونه گوگل کروم به نام Save to Google Drive می‌توانید تقریبا هر چیزی که در دنیای اینترنت می‌بینید را در پوشه‌ای در حساب گوگل درایو خود ذخیره کنید. البته محدودیت‌هایی نیز وجود دارد. برای مثال نمی‌توانید هر قسمت از یک متن را که خواستید ذخیره کنید، در عوض می‌توانید نمایی از متن را به شکل یک فایل PNG و یا کد مبدا HTML ذخیره کنید. علاوه بر این می‌توانید آن را به صورت یک Google Doc ذخیره کنید البته در این صورت فرمت صفحه از بین خواهد رفت. برای ذخیره تصاویر نیز می‌توان بر روی آن‌ها راست کلیک کرد. توصیه ما این است که برای ذخیره فایل‌ها و مواردی که اهمیت زیادی برایتان دارند از Evernote، وان نوت و یا Pocket استفاده کنید.

 


اسناد را مستقیما از طریق جیمیل به اشتراک بگذارید


Google drive / راهنمای گوگل درایو

اگر به طور همزمان از گوگل درایو و جیمیل استفاده می‌کنید دیگر نیازی نیست فایلی را پیوست کنید. به همین دلیل دیگر لزومی ندارد نگران محدودیت 25 مگابایتی فایل‌های پیوستی باشید و می‌توانید تا بیش از 10 گیگابایت فایل را از طریق جیمیل ارسال کنید.

برای این کار، فایل‌ها ابتدا باید در گوگل درایو آپلود شوند. پس از آن برای آن که فایل‌ها را در جیمیل قرار دهید کافی است بر روی آیکون گوگل درایو در پایین قسمت کامپوز ایمیل کلیک کرده و فایل مورد نظرتان را انتخاب کنید. اگر فایل در هارد کامپیوترتان است فایل را از روی زبانه آپلود، آپلود کنید.

در صفحه بعدی می‌توانید ادامه راهنمای گوگل درایو را مشاهده کنید.

صفحه 1 صفحه 2
برای آگاهی از آخرین مقالات مجله پلازا در کانال تلگرام ما عضو شوید t.me/plazamag عضویت در کانال تلگرام
دیــدگاههای کاربـــران
بارگذاری ...
دیدگاه خود را با ما به اشتراک بگذارید

نشانی ایمیل شما در مجله خبری پلازا منتشر نخواهد شد. بخش‌هایی که با علامت * مشخص شده اند اجباری هستند.

0/1500
captcha