مدیریت عملکرد فرآیند ایجاد محیط کاری یا شرایطی است که افراد در آن بتوانند توانایی‌ها و استعدادهای خود را شکوفا کنند. در ادامه این مقاله مفهوم مدیریت عملکرد را مورد بررسی قرار می‌دهیم.
مدیریت عملکرد (Performance management) یا به اختصار PM فرآیند بازخورد و ارتباط مستمر میان مدیران و کارمندان است که به منظور دستیابی به اهداف راهبردی یک سازمان مورد استفاده قرار می‌گیرد. هدف اصلی مدیریت عملکرد، اطمینان حاصل کردن از این است که آیا کارکنان در طول یک سال به طور موثر و کارآمد عمل کرده‌اند یا خیر.
«اتوماسیون» در حال حاضر نقش مهمی را در مدیریت عملکرد یک سازمان ایفا می‌کند؛ زیرا به وسیله آن می‌توان بسیاری از فرآیندها را ساده‌تر کرد تا عملکرد کارکنان سازمان به صورت راهبردی و دقیق مدیریت شود.
مدیریت عملکرد ابزاری مدیریتی است که به مدیران یک شرکت و یا یک سازمان کمک می‌کند تا کیفیت عملکرد کارمندان خود را نظارت و ارزیابی کنند. یکی از اهداف برنامه‌های مدیریت عملکرد، ایجاد محیطی است که افراد در آن بتوانند به بهترین وجه ممکن از توانایی‌های خود استفاده کنند تا بدین طریق بالاترین کیفیت کار را با بیشترین میزان کارآمدی و اثربخشی ارائه دهند. مدیریت عملکرد، ابتکاری است که کارکنان را به سوی دستیابی به اهداف خود و سازمان هدایت می‌کند. در ادامه این مقاله مدیریت عملکرد را با شرح جزئیات بیشتر مورد بررسی قرار می‌دهیم. با پلازا همراه باشید.
آنچه در این مقاله می‌خوانید:
مدیریت عملکرد چیست؟
مدیریت عملکرد (PM) فرآیندی برای اطمینان حاصل کردن از این است که مجموعه‌ای از فعالیت‌ها و خروجی‌ها، اهداف سازمان را به شکلی مؤثر و کارآمد تحقق می‌بخشند. مدیریت عملکرد می‌تواند بر عملکرد یک سازمان، یک بخش، یک کارمند و یا فرآیندهای موجود برای مدیریت وظایف خاص متمرکز شود.
استانداردهای مدیریت عملکرد به طور کلی توسط رهبر ارشد در یک سازمان و توسط صاحبان وظایف، سازماندهی و اجرا می‌شوند و این استانداردها شامل تعیین وظایف یک شغل، ارائه بازخورد به موقع، مقایسه عملکرد و رفتارهای واقعی کارکنان با عملکرد و رفتارهای مطلوب، تعیین پاداش و غیره هستند. دستورالعمل‌های PM به طور واضح می‌تواند فعالیت‌ها و نتایج حاصل از ارزیابی کارکنان و تیم‌ها را مشخص کند.
اصول مدیریت عملکرد اغلب در محیط‌های کاری مورد استفاده قرار می‌گیرد و همچنین می‌تواند در هر جایی که افراد در یک محیط برای دستیابی به نتایج مطلوب با یکدیگر ارتباط برقرار می‌کنند نیز استفاده شود. مدارس، جلسات اجتماعی، تیم‌های ورزشی، محیط‌های بهداشتی، سازمان‌های دولتی، رویدادهای اجتماعی و حتی محیط‌های سیاسی نیز مشمول استفاده از اصول PM هستند. مدیران یک سازمان و یا یک شرکت از PM در جهت تراز کردن اهداف شرکت با اهداف تیم‌ها و کارمندان برای افزایش میزان کارایی، بهره‌وری و سودآوری استفاده می‌کنند.
مزایای استفاده از مدیریت عملکرد
مدیریت عملکرد کارمندان و هماهنگی اهداف آن‌ها می‌تواند تحقق مؤثر اهداف راهبردی و عملیاتی را تسهیل کند. برای مدیریت عملکرد کارکنان، استفاده از نرم‌افزار یکپارچه به جای استفاده از سیستم ضبط مبتنی بر صفحه گسترده (Spreadsheet) ممکن است بازده قابل توجهی از سرمایه گذاری را از طریق طیف وسیعی از مزایای فروش مستقیم و غیرمستقیم، مزایای بهره‌وری عملیاتی و یا شکوفایی استعدادهای نهفته کارمندان فراهم کند.
برخی از مزایای استفاده از PM عبارتند از:
کسب سود مستقیم مالی
- رشد و افزایش فروش
- کاهش هزینه‌های سازمان
- همسویی سازمان با اهداف مدیریتی
- کاهش مدت زمان لازم برای ایجاد تغییرات راهبردی یا عملیاتی به وسیله اعمال تغییرات از طریق مجموعه جدیدی از اهداف
نیروی کار با انگیزه
- قرار دادن برنامه‌های تشویقی به منظور دستیابی به اهداف سازمان
- بهبود تعامل کارمندان با یکدیگر؛ زیرا نحوه تعامل کارکنان، تاثیری مستقیم بر کیفیت عملکرد یک سازمان دارد
- ایجاد برنامه‌های توسعه حرفه‌ای که به طور مستقیم با دستیابی به اهداف کسب و کار همسو می‌شوند
بهبود کنترل مدیریت
- تسهیل برنامه‌های راهبردی سازمان در جهت دستیابی به اهداف
- نظارت بهتر و موثرتر بر عملکرد کارکنان
- ارائه برنامه‌ها و طرح‌های راهبردی برای پیشبرد اهداف سازمان
چرخه مدیریت عملکرد
فرآیند مدیریت عملکرد مجموعه‌ای از پنج مرحله اساسی است. در نظر داشتن این مراحل صرف نظر از اینکه چند مرتبه در سال و یا ماه ممکن است عملکرد کارمندان خود را بررسی کنید، بسیار حائز اهمیت است. مراحل چرخه PM عبارتند از:
برنامه ریزی
این مرحله مستلزم تعیین اهدافی مشخص برای کارمندان و توضیح صریح و روشن این اهداف برای آنان است. در حالی که این اهداف باید در توضیحات شغلی برای جذب نیروهای کار مشخص شوند، اما زمانی که نیروهای جدید استخدام شدند نیز اهداف سازمان باید یک بار دیگر به آن‌ها ابلاغ شود. برنامه‌ریزی موثر برای دستیابی به اهداف سازمان یکی از مهم‌ترین مراحل اعمال PM است.
نظارت
در این مرحله مدیران باید بر نحوه عملکرد کارمندان برای دستیابی به اهداف سازمان نظارت کنند و در این جا است که PM به مرحله اجرا در می‌آید. با استفاده از نرم‌افزار مدیریت صحیح عملکرد، می‌توانید عملکرد تیم خود را در زمان واقعی ردیابی کنید و هر زمان که لازم باشد نیز نحوه عملکرد آنان را تصحیح کنید.
توسعه
این مرحله شامل استفاده از داده‌های به دست آمده در مرحله نظارت برای بهبود عملکرد کارمندان است. مرحله توسعه به ارائه دوره‌های آموزش و نوآوری و ارائه تکالیفی نیاز دارد که به کارکنان کمک می‌کنند تا دانش و عملکرد خود را در رابطه با شغل و وظیفه‌شان بهبود بخشند و یا مسیر پیشرفت آنان را برای بهبود عملکرد یا حفظ تعالی تغییر دهند.
رتبه بندی
عملکرد هر کارمند باید به صورت دوره‌ای و سپس در زمان ارزیابی عملکرد، رتبه‌بندی شود. رتبه‌بندی برای شناسایی وضعیت عملکرد کارکنان و اعمال تغییرات در نحوه کار آنان بسیار ضروری است. مدیران می‌توانند از این رتبه‌بندی‌ها در جهت ثبت بازخورد و بهبود عملکرد کارکنان خود استفاده کنند.
پاداش دهی
اعطای پاداش به کارکنانی که عملکرد خوب و موثری در سازمان دارند نیز یکی از بخش‌های ضروری و حائز اهمیت در PM است. شما می‌توانید این کار را با یک تشکر ساده، اعطای وام و پاداش و در برخی مواقع نیز با ترفیع رتبه کارمندان خود انجام دهید. پاداش‌دهی می‌تواند موجب بهبود روحیه و همچنین افزایش انگیزه و تعهد کاری کارمندان شود.
نحوه بهبود فرآیند مدیریت عملکرد
برای بهبود روند مدیریت عملکرد سازمان خود باید بتوانید به سوالات زیر پاسخ دهید.
نیروی کار شما از مدیریت عملکرد چه می خواهد؟
یک برنامه مدیریت عملکرد می‌تواند به نیروی کار شما کمک کند و یا مانع از پیشرفت آن شود. با این حال، پیش از ایجاد تغییرات عملی در فرآیندها و ابزارهای فعلی خود، باید دریابید که مشکل اصلی سازمان شما از کدام بخش سرچشمه می‌گیرد. شما همچنین باید ارزیابی کنید که کارمندانتان از یک برنامه مدیریت عملکرد چه می‌خواهند و خواسته آنان دقیقا چیست. در طی این ارزیابی، هیچ چیز مهم‌تر از صحبت کردن و تعامل با کارکنان نیست. کارمندان شما احتمالا نظرها و پیشنهادات سازنده‌ای دارند که اشتراک‌گذاری آن‌ها می‌تواند عملکرد سازمان را بهبود بخشد.
آیا شما مدیریت عملکرد مداوم و موثری را ارائه می دهید؟
کارفرمایان می‌خواهند که کارمندان آن‌ها همیشه راضی و خوشحال باشند. اما شادی لزوما آن چیزی نیست که کارمندان از کارفرمایان خود بخواهند. آنان برای کار، انگیزه می‌خواهند و دوست دارند اهمیت کار و زحمت آنان در سازمان درک و دیده شود. تجربه مدیریت موثر عملکرد باید بر روی القای حس ارزشمندی به کارکنان متمرکز شود و انگیزه کاری آنان را افزایش دهد.
مدیریت عملکرد برای ایجاد انگیزه در کارکنان باید شامل گفتگوهای مکرر و مداومی میان کارمندان و مدیران باشد تا اهداف، پیشرفت و انگیزه‌های آنان به صورت شخصی مورد بررسی و ارزیابی قرار گیرند. محتوای این مکالمات دقیقا به اندازه استمرار آن‌ها اهمیت دارد. مدیران باید در مورد موفقیت‌های شغلی خود، نحوه دستیابی به اهداف و همسو ساختن کار خود با اولویت‌های اصلی سازمان با کارمندان خود گفتگو کنند.
آیا مدیران شما ابزارهایی برای مدیریت موثر فرآیند مدیریت عملکرد خود در اختیار دارند؟
مدیران نقش مهمی را در موفقیت برنامه مدیریت عملکرد یک سازمان ایفا می‌کنند. آن‌ها در ایجاد انگیزه، تعامل و پیشرفت کارکنان نقش حائز اهمیتی دارند. بنابراین سعی کنید برای ملاقات و تعامل با مدیران خود وقت بگذارید و به آن‌ها شیوه‌های اثربخش مدیریت استعدادها، نحوه ارتباط با کارکنان و تعیین اهداف ارتقایی برای پیشرفت سازمان را آموزش دهید.
در نهایت نیز در دست داشتن فناوری‌های مناسب در جهت پشتیبانی از مدیریت مداوم عملکرد، بسیار ضروری است. شما برای کمک به مدیران خود و دستیابی به اهدافتان به فناوری HR که همان فناوری منابع انسانی (Human Resource) است نیاز دارید. منابع انسانی نیز به افرادی اشاره دارد که نیروی کار یک سازمان، صنعت، بخش تجاری یا اقتصاد را تشکیل می‌دهند.
به خاطر داشته باشید که مدیریت عملکرد تنها مربوط به مدیریت منابع انسانی نیست. این امر دغدغه تمام سطوح رهبری در یک سازمان است. واحد منابع انسانی یک سازمان، مدیریت منابع انسانی را بر عهده دارد که بر جنبه‌های مختلف اشتغال‌زایی از قبیل رعایت قانون کار و معیارهای اشتغال، محاسبه حقوق و مزایای کارمندان، سازماندهی پرونده‌های کارمندان و بر بعضی از جنبه‌های استخدام و اخراج کارکنان نظارت می‌کند.
ما در این مقاله مدیریت عملکرد (PM) در یک سازمان را به طور کامل مورد بررسی قرار دادیم. همانطور که خواندید PM فرآیند بازخورد و ارتباط مستمر میان مدیران و کارمندان است که به منظور دستیابی به اهداف راهبردی یک سازمان مورد استفاده قرار می‌گیرد. هدف اصلی مدیریت عملکرد، اطمینان حاصل کردن از این است که آیا کارکنان در طول یک سال به طور موثر و کارآمد عمل کرده‌اند یا خیر. با استفاده از برنامه‌های مدیریت عملکرد می‌توانید میزان بازدهی و بهره‌وری سازمان خود را افزایش دهید.