مدیریت پروژه فرایندی با قدمت حدودا صدساله در کسب وکار است. در سالهای اخیر مدیریت پروژه رشد چشمگیری داشته و به عامل کلیدی در صحنه تجارت جهانی تبدیل شده است.
علیرغم قدمت دیرینه مدیریت پروژه، در سالهای اخیر این پدیده بعنوان یک عملیات جدی و مجزا در تجارت جهانی ظهور پیدا کرده است بطوریکه در عصری که شرکتها همواره بدنبال دستیابی به مزیت رقابتی هستند، مدیریت پروژه یک عنصر حیاتی محسوب میشود. 59 درصد کارکنان آمریکایی ارتباطات و پس از آن پاسخگویی و مسئولیتپذیری را بزرگترین موانع موفقیت تیمهایشان میدانند.
مدیریت همزمان چند پروژه، ارجاع دادن وظایف و همکاری بین تیمها در بهترین حالت و روزهای عادی هم کار سختی است چه برسد به اینکه موانع و پیشامدهای پیش بینی نشده هم رخ دهد که تقریبا این امر را غیرممکن میسازد. ارتباطات نادرست موجب سوتفاهم شده و ناکارآمدی فرایند مدیریت پروژه، تجارب تنشزا و سردرگم کنندهای را برای کارمندان به همراه خواهند داشت و شرکتتان نمیتواند نیازهای مراجعین را تامین کند یا به غایت اهداف دست یابد. این مسئله به مرور زمان ضررهای هنگفتی نیز به بار خواهد آورد.
خوشبختانه گزینههای بیشمار نرم افزارهای رایگان مدیریت پروژه هستند که بدونآنکه خود را به آب و آتش بزنید همه چیز طبق روال پیش خواهد رفت. برای داشتن فرایندی ساده و اطمینان از همسویی تیمتان نگاهی به هفت ابزار استثنایی رایگان مدیریت پروژه بیندازید که در این مقاله معرفی خواهیم کرد.
آنچه در این مقاله میخوانید:
معرفی 7 نرم افزار رایگان مدیریت پروژه
۱. Teamweek
Teamweek یک ابزار مدیریت پروژه کارآمد است که فرایند ارجاع کار را بصورت خودکار درمیآورد و بصورت تصویری نشان میدهد که کدام کارهای پروژه تمام شده و کدام ناتمام هستند. اگر تیمتان اغلب پروژههای همکاری با سایر ادارات میگیرد این ابزار بسیار مثمرثمر خواهد بود.
ویژگیهای این نرمافزار عبارتند از:
- مصورسازی نمودار گانت (Gantt-chart) برای پیگیری پروژهها و سررسیدهای مهم
- ادغام با اپلیکیشنهای مدیریت کار Slack، گیتهاب (Github)، اورنوت (Evernote) و سایر اپلیکیشنها
- گزینه همکاری تیمی از طریق یادداشتهای کاری و تقویمهای مشترک
هزینه: رایگان برای بینهایت پروژه با بیش از پنج نفر
۲. Zoho Reports
کار با Zoho Reports ساده است و امکان ساخت داشبوردهای جامع و مصورسازی داده دارد تا مطمئن شوید که پروژهها مطابق برنامه هستند. میتوانید دادهها را از فایلهای بیرونی، درایوهای ابری، اپلیکیشنها و اپهای داخلی وارد این نرم افزار کنید تا گزارشهای کارکردی صحیحتری داشته باشید.
ویژگیها:
- واسط کاربری drag-and-drop (کشیدن و رها کردن) با ابزارهای مصورسازی BI
- توانایی به اشتراک گذاری و همکاری بصورت خصوصی و محرمانه گزارشها و داشبردها با همکاران.
- ابزار گزارشدهی BI ابری تعبیه شده در وب سایت یا محصولتان
- ادغام با Slack، Google Apps، دراپ باکس (Dropbox) و همچنین اپلیکیشنهای موبایل همکاری تیمی را راحتتر میکند.
هزینه: برای یک پروژه با چند کاربر رایگان است با ذخیره سازی بیش از 10 گیگابایت
۳. Asana
Asana یکی از محبوبترین راهحلهای مدیریت پروژه است که میلیونها کاربر در 192 کشور دنیا دارد و از واسط کاربری کاربرپسند و تمیزی بهره میبرد. این ابزار چندمنظوره امکان ایجاد بوردهایی را داشته که مراحل پروژه را نشان میدهند و با استفاده از گزارشدهی پیگیر کارهای انجام شده و کارهایی است که نیازمند توجه هستند.
ویژگیهایی که این نرم افزار دارد:
- قابلیت ساخت تمپلت (template) ها برای خودکارسازی کارهای عادی و معمول
- قابلیت به اشتراکگذاری امن و محرمانه اطلاعات درون تیم
- امکان کنترلهای امنیتی و تعیین ادمین ها
- بیش از 100 ادغام برای یک فرایند ابتدا به انتها کارآمدتر
- سفارشیسازی فیلدهای پروژه، به اشتراک گذاری اسناد و فیلترکردن کارها
هزینه: رایگان برای بینهایت پروژه مناسب تیمهای 15 نفر به بالا.
۴. Teamwork
Teamwork که ابزار مدیریت پروژهای است که تخصصش کنارهم قراردادن کارکنان دورکار است، این امکان را به کاربر می دهد که وضعیت اعضای تیم را آپدیت و بروزرسانی کند. بدین ترتیب تیم های منعطف و دورکار برنامه زمانی همکارانشان را متوجه میشوند. این نرم افزار همچنین کارکرد خدمات مشتری دارد ازجمله امکان اساین کردن تیکتها یا مشاهده ایمیلهای مشتری در یک قسمت.
ویژگیهای این نرم افزار عبارتند از:
- جهتیابی قابل برنامهریزی و سفارشی برای اولویت دادن به نیازهای تیم
- نمودار گانت برای مصورسازی تاریخ سررسید و زمانبندی (تایم لاین) پروژه
- پیامرسانی محرمانه و خصوصی و امکان خصوصی سازی جزئیات پروژه
- آپدیت وضعیت اعضای تیم برای اعضای تیم دورکار یا با ساعات کاری انعطاف پذیر
هزینه: رایگان برای دو تا پنج کاربر
۵. Wrike
Wrike یک ابزار فوق العاده و استثنایی مدیریت پروژه است که گردش کار را سفارشی میکند و پروژهها را از داخل خود پلتفرم ادیت و ویرایش میکند. این ابزار توانایی رنگکردن کد و لایهبندی تقویمها را دارد و نسخه موبایلی آن به همکاران اجازه داده تا اطلاعات پروژه درحال اجرا را بروزرسانی کنند. این نرم افزار امکان اضافه کردن نظرات (کامنت) به بخشها، ویدئوها، یا نوشتهها را دارد و فیلدهای سفارشی دارد تا داده های کاملا متناسب و مرتبط با شرکتتان به شما تحویل دهد.
ویژگیها:
- اقدامات امنیتی برای اطمینان از اینکه تنها افراد مجاز به اطلاعات دسترسی داشته باشند
- Activity Stream برای آنکه مدیران پروژه بتوانند جزئیات کارهای کوچک را مدیریت کنند، فعالیتها را بترتیب زمانی مشاهده و اعضای تیم را تگ کنند
- امکان توقف فعالیتها برای مرتب کردن Stream شخصیتان
- سینک کردن ایمیل و تقویم
- ویژگیهای تایید و ادیت
هزینه: رایگان برای پنج کاربر
۶. Paymo
نسخه رایگان نرمافزار Paymo تنها امکان دسترسی برای یک کاربر دارد، اما اگر تیم کوچکی دارید یا فریلنسر (شغل آزاد دارید و برای خودتان کار می کنید) هستید این نرمافزار گزینه مناسب و کارآمدی برای پیگیری ساعات کاری مشمول حقوق و فاکتورنویسی برای مشتریان است. نرمافزار Paymo علاوه بر پیگیری مسائل مالی امکان سازماندهی تایم لاین پروژه، تهیه لیست کارهایی که باید انجام شوند و تامین بودجه برای انجام همزمان چند کار را نیز دارد.
ویژگیهای Paymo عبارتند از:
- بوردهای کانبان (Kanban Boards)
- پیگیری زمان (Time Tracking)
- به اشتراکگذاری فایلها و نسخه Adobe CC Extension
- گزارش دهی
- سه فاکتوره بودن
هزینه: برای یک کاربر و حافظه داخلی 1 گیگابایت رایگان است
۷. ClickUp
ClickUp چند ویژگی تاثیرگذار برای سفارشیسازی ابزار چندمنظوره مدیریت پروژه متناسب با اعضای تیمتان دارد؛ از جمله امکان انتخاب سه روش متفاوت برای مشاهده پروژهها و کارها بسته به سلیقه فردی. اگر تیم بازاریابی با تیم فروش، طراحی یا توسعه همپوشانی داشته باشد، این راهکار بسیار ثمربخش خواهد بود چرا که ویژگیهایی برای هر چهارتیم دارد.
ویژگیها:
- توانایی سازماندهی و مرتب کردن پروژهها براساس اولویت و ارجاع کارها به گروهها
- امکان تعیین اهداف تا اعضای تیم بدانند که برای دستیابی به چه اهدافی تلاش میکنند
- سینک کردن دوطرفه تقویم گوگل (Google Calendar)
- یک روش ساده برای فیلتر کردن، جستجو، مرتبسازی و سفارشیسازی گزینهها برای مدیریت کارهای خاص
- به جریان انداختن کارها با قابلیت یادآوری
- نمونه تصاویر
- 57 اپلیکیشن یکپارچه
هزینه: رایگان برای بینهایت کاربر و بینهایت پروژه؛ میزان فضای حافظه داخلی موردنیاز 100 مگابایت