در این مقاله قصد داریم تا راههایی را به شما معرفی کنیم که بتوانید به صورت همزمان چندین پروژه را مدیریت کنید و به خوبی از عهده انجام همه آنها بر آیید. در ادامه این مطلب با پلازامگ همراه باشید.
اگر مدیریت یک تیم یا برنامه را بر عهده دارید، احتمالا چندین پروژه را با هم و به صورت همزمان پیش میبرید. اما وقتی میخواهید حواستان به تمامی جنبهها و بخشهای کارها باشد، گاهی اوقات همه چیز پیچیده و سریع میشود. بدون داشتن یک روند کاری خوب برای مدیریت پروژهها به صورت همزمان، به سختی میتوان اولویت کارها را مشخص کرد و نمیدانید چطور به تیم خود برای مدیریت حجم کاری کمک کنید و همچنین نمیتوانید تخمین بزنید که آیا کارها سروقت انجام میشوند یا خیر.
آنچه در این مقاله میخوانید:
خوشبختانه، یک راه بهتری وجود دارد. فرقی نمیکند که کار خود را در میان پروژههای مختلف پیش میبرید و یا اینکه میخواهید بدانید تیم شما حجم کاری کافی در اختیار دارند یا خیر، در هر صورت، راهبردهایی که در این مقاله به شما ارائه میکنیم، به شما کمک میکند تا همه چیز را به خوبی تحت کنترل داشته باشید.
راهبردهایی برای مدیریت پروژههای همزمان
1- محلی را برای نگهداری تمامی اطلاعات پروژههای خود در نظر بگیرید
- مشکل: نبودن امکان مشاهده در میان اطلاعات تمامی پروژهها
- راهکار: تمامی پروژههای خود را در یک جا برنامهریزی و مدیریت کنید
برای مثال، اگر نقشه راه محصولی را که قرار است دارای چندین رونمایی باشد را مدیریت میکنید، شاید بخواهید بدانید که دقیقا چه تعداد رونمایی قرار است اتفاق بیفتد، در هر رونمایی چه محصولاتی عرضه میشوند و هر کدام از این مراسمها چه زمانی برگزار میشود. طرحریزی و مدیریت تمامی مراسم رونمایی در یک جا، به شما این امکان را میدهد تا خیلی سریع بفهمید چه فرآیندی در حال انجام است و وضعیت تمامی نقشه کار شما به چه صورت است. چه ابزاری را برای مدیریت چند پروژه به صورت همزمان باید مورد استفاده قرار دهید؟ اگر در حال حاضر، از چنین ابزاری استفاده نمیکنید، یک بستر مدیریت پروژه یا کار، بهترین ابزار برای شما به شمار میرود و یک ابزار که انعطافپذیر، با کاربری ساده و مشارکتی باشد، بسیار ایدهآل خواهد بود.
2- اهداف، طرحها، مسئولیتها و انتظارت خود را از همان ابتدا تعریف کنید
- مشکل: در روندها و کارهای تحویل شدنی تناقضاتی مشاهده میکنید
- راهکار: به شکل شفاف، اهداف، طرحها و مسئولیتها را تعریف کنید
بدون یک جریان کاری استاندارد یا روند طرحریزی پروژه، هر پروژهای ممکن است به صورت متفاوت مدیریت شود. در نتیجه، پیامدهای آن پروژه کاملا متفاوت خواهد بود، زمان زیادی برای به کارگیری یک نوع روند کاری در هر بار هدر میرود و به احتمال زیاد، اجرای کار به چند بخش تقسیم میشود.
برای حل کردن این مشکل، اطمینان حاصل کنید که طرحها، روندها و مسئولیتها میان اعضای تیمتان، از همان ابتدا به صورت شفاف تعریف شده است. در سطح پروژه، این بدان معناست که باید از همان ابتدا، وقتی که قرار است زمانبندی کار مشخص شود، اهداف پروژه، هر قدم و جزئی از کار که قرار است انجام شود، تعریف گردند و همچنین افرادی که مسئولیت دارند نیز شناسایی گردند. اطمینان حاصل کنید که همچنین نوعی بازخورد و تاییدیه را به صورت زمانبندی شده تعریف کنید. این مورد آخر، در صورتی که برای اتمام یک پروژه عجله دارید، خیلی ساده به فراموشی سپرده میشود.در ادامه، طرحها، روندها و مسئولیتها را در سطح برنامه کاملا مشخص کنید. اهداف هر مرحله تیم و همین طور ارتباطات پروژهها را تعیین نمایید تا بتوانید به آنها دست یابید. اهداف پروژه شما باید کمک کند تا تیم زیرمجموعه شما بتوانند به اهداف خود برسند و در سوی دیگر، این اهداف تیم به شرکت شما در دستیابی به مقاصد خود کمک نماید.
برای اینکه یک روند مدیریت پروژه بدون تناقض تهیه کنید، چند ابداع جدید در سطح تیم خود ایجاد نمایید. برای مثال، برای پروژههای بزرگ، شاید لازم باشد که پیش از تعریف کردن طرح کلی پروژه، خلاصهای از آن آماده سازید. علاوه بر این، نمونه پیشنویسهایی برای پروژههایی که تیم شما انجام میدهد، آماده کنید. اینها باعث میشود تا پروژههای شما هر بار به صورت یکنواخت و بدون مشکل پیش روند و دیگر نیازی نیست که برای اجرای هر مرحله، به صورت مجزا بیندیشید.
3- کارهای دارای بیشترین تاثیر را اولویتبندی نمایید
- مشکل: مطمئن نیستید که چه پروژههایی را برای تیم خود اولویتبندی کنید
- راهکار: به این نکته دقت کنید که چگونه پروژهها، نردبانی برای دستیابی شرکتها به اهداف بزرگتر است. کدام مورد تاثیر بیشتری دارد؟ از همان شروع کنید.
در حالی که همواره این وسوسه وجود دارد که از پروژههای سادهتر کار شروع شود، اما در برابر این وسوسه مقاومت کنید. در عوض، آنها را به گونهای اولویتبندی کنید که شرکت به اهداف بزرگتری دست یابد. اولویتهای برتر شما باید در راستای این اهداف باشند و به شما کمک کنند تا یک قدم به آنها نزدیک شوید. در نتیجه، اولویتبندی کردن کارها به صورت راهبردی میتواند به دو روش صورت گیرد: پروژه دارای ارزش کمتر را کنار بگذارید و پروژه دارای اهمیت بیشتر را در اولویت اول قرار دهید.
برای مثال، تصور کنید که تیم شما روی رونمایی پنج محصول مختلف کار میکند. در حالی که همگی از نظر میزان تلاش و کار لازم به یک اندازه هستند، اما یکی از آنها این پتانسیل را دارد که تاثیر بیشتری روی درآمد حاصل از مشتریان در مقایسه با چهار محصول دیگر داشته باشد. اما، محصول دوم بیشترین تاثیر را روی حفظ مشتریان و نسبت وام به ارزش (LTV) دارد. از آنجا که میزان نسبت وام به ارزش اولویت مهمتری برای شرکت است، احتمالا تمایل خواهید داشت که تعدادی کافی از کارکنان روی آن محصول کار کنند و کارکنان کمتری روی پروژههای کماهمیتتر تمرکز نمایند.بدین ترتیب، علاوه بر اینکه، منابع و زمان را به خوبی میتوانید متوازن کنید، همچنین در این باره سردرگم نخواهید بود که آیا پروژهها به اهداف شرکت دست مییابند یا خیر.
4- نیروهای مشغول پروژهها را به گونهای تقسیم کنید که حجم کاری و زمانبندی به صورت متوازن درآید
- مشکل: مطمئن نیستید که چه میزان حجم کار در اختیار هر یک از اعضای تیم است.
- راهکار: راهی برای شناسایی میزان حجم کاری هر یک از کارکنان در طول پروژههای مختلف بیابید.
تله دیگری نیز در طرحریزی یک پروژه وجود دارد که اغلب افراد در مورد آن به اشتباه عمل میکنند: شما قادر نیستید که حجم کاری کلی یک فرد را در طول پروژههای مختلف خود ببینید. این بدان معناست که شما کم و بیش باید منتظر بمانید تا تیم شما در مورد حجم کاری خود در صورت زیاد یا کم بودن به شما گزارش دهند. این امر باعث میشود تا مشکلات را با دشواری پشت سر بگذارید و مثلا نتوانید پروژهها را سروقت به اتمام برسانید و از کنترل خارج شوند یا اینکه در نهایت متوجه میشوید که کاری کاملا بیهوده انجام شده است.
مدیریت کردن تمامی پروژهها به صورت همزمان اولین قدم برای حل کردن این مشکل است. اما، در ادامه، باید واقعا تمامی وظایف هر پروژه را تعریف نمایید و بدانید که چه کسی مسئول انجام آن است و همچنین تاریخ اتمام آنها را نیز تعریف کنید تا بتوانید کارکنان دارای میزان حجم کاری زیاد و همین طور تداخلها در زمانبندی وظایف را شناسایی نمایید. در آن صورت، میتوانید وظایف مختلف را متنوع، حذف یا دوباره توزیع کنید تا پروژهها روی روال درستی قرار گیرند. تمامی ابزارهای حال حاضر این حوزه، در حال حاضر، دارای فیلترهای لازم برای این کار نیستند و در نتیجه، باید ابزارهای مناسبی را برای این امر مورد استفاده قرار دهید.برای مثال، ممکن است یکی از طراحان شما مسئول انجام یک وظیف کوچک مانند ویرایش تعدادی تصویر باشد که در رونمایی محصول آینده به کار میرود، اما برای یک کنفرانس قرار است به صورت دستتنها، به طراحی، چاپ، توزیع بروشور، کارت ویزیت و پوسترهای مربوطه بپردازد! در همان حین، طراحی دیگری وقت آزاد بیشتری دارد. اگر به حجم کاری افراد در کنار هم نگاه کنید، سریعا متوجه این تفاوت خواهید شد و میتوانید حجم کاری را دوباره توزیع نمایید.
در نهایت اینکه، به خاطر بسپارید که همیشه ارتباط خود را با کارکنان حفظ کنید. همواره با کارکنان خود در تماس باشید و مطمئن شوید که همه چیز به خوبی در حال انجام است و حجم کاری تمامی افراد را در نظر داشته باشید.
5- زمانبندی پروژهها را به صورتی تنظیم کنید که بهرهوری به بیشترین میزان برسد
- مشکل: تاریخهای شروع پروژه یکنواخت نیست و در نتیجه، کارکنان با حجم کاری زیادی روبرو هستند، کارها با اختلال مواجه میشوند و پروژهها به تاخیر میافتند.
- راهکار: هر پروژه را با توجه به نمونه کاری کامل خود، زمانبندی کنید.
حتی پروژههایی که با دقت کامل برنامهریزی شدهاند، در صورتی که به درستی و با توجه کامل به کار تیم شما به صورت ماهیانه، دوره سه ماهه و یا سالیانه، زمانبندی نشوند، ممکن است با شکست مواجه گردند. برای مثال، اگر سعی کنید سه آپدیت شبکه مختلف را به صورت همزمان اجرا نمایید، ممکن است با یکدیگر تداخل پیدا کنند و یا بیشتر از مدت زمان تعریف شده، طول بکشند، چرا که تیم شما حجم کاری زیادی را به صورت یکباره انجام میدهد.
به جای آن، کار تیم خود را با توجه کامل به میزان حجم برنامه مورد نظرتان، زمانبندی و توزیع کنید. در اینجا چند نکته را به شما متذکر میشویم:
- تاریخ شروع پروژههای همزمان را به تعویق بیندازید: به خصوص اگر یکی از گروههای شما روی پروژههای مختلفی کار میکند، بهتر است که تاریخ شروع و پایان پروژه را به گونهای به تعویق بیندازید که کارکنان مجبور نباشند تا پنچ پروژه مختلف را به صورت همزمان به اتمام برسانند. در عوض، آنها میتوانند روی یک پروژه متمرکز شوند و سپس پروژه بعدی را آغاز کنند.
- به موارد وابستگی مختلف توجه کنید: آیا لازم است پیش از ساخت یک وبسایت، کارهای زیرساختی صورت گیرد؟ اگر پاسخ بله است، پروژه وابسته را بعد از پروژه اول مورد نظر انجام دهید.
- وظایف تکراری را مشخص و حذف کنید: اگر یک بخش کاری مشابه را در دو پروژه مختلف دارید، سعی در ادغام آن نمایید. اطمینان حاصل کنیدکه آن بخش کاری به موقع انجام شود تا هر دوی پروژهها سروقت به اتمام برسند، حال میخواهد ارتباط برقرار کردن با یک فروشنده باشد یا خرید تجهیزات برای فیلمبرداری یک ویدیوی تبلیغاتی.
زمانبندی بسیار در این فرآیند اهمیت دارد تا در نهایت بتوان تمامی پروژهها را سر وقت خود به اجرا رساند و کاری کرد تا بازدهی تیم بالاتر رود.
چندین پروژه را در هر زمانی به صورت موفقیتآمیز مدیریت کنید
به عنوان رهبر یک تیم، مدیریت کردن پروژههای مختلف به صورت همزمان اغلب یکی از واقعیتهای یک شغل است. خوشبختانه، این نکات به شما کمک میکند تا از تمامی اجزای یک برنامه اطلاع داشته باشید، منظم باقی بمانید، پیش از اتمام ضربالعجل، پروژهها را تمام کنید و در هر بار به اهداف تعیین شده خود برسید.