متدولوژی اسکرام یکی از مهمترین و البته محبوبترین روشهای مدیریت پروژه در جهان است. متد اسکرام چیست و چگونه از آن استفاده کنیم؟
اگر شما هم در یک تیم کار میکنید و در حال انجام یک پروژه هستید، ولی هدف نهایی پروژه را نمیدانید و درواقع اول و آخر آن را نمیفهمید، میتوانید از روشهای مدیریت پروژه از جمله متدولوژی اسکرام (Scrum) استفاده کنید. اما این که اسکرام چیست و چطور از آن استفاده کنیم را در ادامه بررسی میکنیم.
آنچه در ادامه میخوانید:
- اسکرام چیست؟
- تاریخچه متدولوژی اسکرام
- چارچوب اسکرام
- چگونه از اسکرام استفاده کنیم؟
- نقش های اساسی برای یک اسکرام موفق
اسکرام چیست؟
متدولوژی اسکرام چارچوبی است که به تیم کمک میکند بهتر با همدیگر کار کنند. همانند یک مربی تیم راگبی که تیم را تشویق میکند، اسکرام هم تیم را تشویق به یادگیری حین کار و سازمان دهی هنگام کار بر روی یک پروژه میکند.
متدولوژی اسکرام که در اینجا از آن صحبت میکنیم، بیشتر توسط تیمهای پیشرفت نرمافزار استفاده میشود و قوانین و درسهایش برای تمامی پروژههای کاری قابل استفاده است؛ همین یکی از دلایل محبوبیت بسیار متد اسکرام است.
روش اسکرام یا متدولوژی اسکرام به عنوان یک چارچوب مدیریت پروژه از سری روشهای تفکر Agile (چابک)، مجموعهای از جلسات، ابزارها و قوانینی را تعریف میکند که به مدیریت پروژه کمک میکند. برای آشنایی با سیستم نرم افزاری چابک هم میتوانید به این مقاله مراجعه کنید.
به طور کلی در جواب اسکرام چیست میتوان گفت اسکرام چارچوبی Agile یا چابک برای پیشرفت، انجام و پیشبرد پروژههای پیچیده است که اوایل بیشتر برای مدیریت پروژههای نرم افزاری استفاده میشد. اما از آنجایی که یادگیری آن آسان و کار با آن راحت است، امروزه در بخشهای دیگر از جمله تیمهای تحقیقاتی، فروش، بازاریابی و فناوریهای پیشرفته استفاده میشود.
متدولوژی اسکرام جزئیات دقیق و روش مشخصی برای انجام کار نمیدهد، اما به تیم میگوید چکار کنند تا پروژه جلو برود. در روش اسکرام دورههای زمانی دو تا 4 هفتهای مشخص میشود که خود تیم زمان دقیق آن را مشخص میکند و گروه در پایان هر دوره کار خود را ارائه میدهد و بازخورد مشتریان را میگیرد. به این دورهها اسپرینت (Sprint) گفته میشود. پروژه طی این اسپرینتها به تدریج تکمیل میشود.
تاریخچه متدولوژی اسکرام
اولین بار در سال 1986 هیروتاکا تاکوچی و لیکوجیرو نوناکا کلمه Scrum را در مفهوم پیشرفت پروژه در مقاله خود به کار بردند. جالب است بدانید نام اسکرام از نوعی بازی در فوتبال راگبی گرفته شده است.
بعد از آن گروههای مختلفی این نظریه را بهبود و گسترش دادند تا اینکه در سال 2002، کن شوابر با دیگر همکارانش گروه اسکرام را تشکیل دادند و مجموعه اعتبارسنجی اسکرام را تاسیس کردند. وی در سال 2009 این گروه را ترک کرد و Scrum.org را تاسیس کرد.
از سال 2009 یک مقاله عمومی تحت عنوان راهنمای اسکرام منتشر شده است که توسط شوابر و جف شاترلند به روز رسانی میشود. این مقاله تاکنون 5 بار بازبینی شده و آخرین نسخه آن نیز مربوط به نوامبر 2017 است.
چارچوب اسکرام
اغلب مردم فکر میکنند متدولوژی اسکرام و اجایل (Agile) یکسان است؛ چراکه اسکرام حول محور پیشرفت دائم میچرخد که هسته اصلی اجایل است. روش اسکرام یک چارچوب برای انجام کارها است، درحالی که اجایل یک طرز فکر محسوب میشود. درواقع به بیان سادهتر اجایل یک تفکر در زمینه توسعه نرمافزار است و اسکرام پیاده کردن آن فکر.
چارچوب متدولوژی اسکرام ابتکاری و بر اساس آموزشهای مداوم و تطابق با فاکتورهای غیرثابت است. این روش میگوید تیم از ابتدا ممکن است همه چیز را نداند و در طول پروژه اطلاعات لازم را کسب کند. اسکرام برای کمک به تیمها طراحی شده است تا با تغییر شرایط و نیازهای مشتری، خود را منطبق کنند.
یادتان باشد وقتی ساختار اسکرام چیده شد به معنای اتمام کار نیست؛ ساختار و چارچوب قابل انعطاف و تغییر است و میتوان آن را طبق نیازهای مشتری تغییر داد. بعد از چندین دهه تجربه کار در این زمینه به این نکته رسیدیم که برای موفقیت در انجام پروژه با متدولوژی اسکرام، باید روابط واضح و روشن و تعهد به پیشرفت مداوم در محوریت و مرکز چارچوبی که انتخاب میکنید قرار گیرد.
چگونه از اسکرام استفاده کنیم؟
تا اینجا گفتیم اسکرام چیست و به چه دردی میخورد. حالا چطور میتوانیم از این روش پرکاربرد و البته محبوب برای مدیریت پروژه استفاده کنیم؟ در ادامه به ساختار و اجزای یک اسکرام میپردازیم. اسکرامها از سه جز تشکیل میشوند: تهیه سند محصول، تهیه سند اسپرینت و اجرای اسپرینت. این سه مرحله همانند ابزاری برای حل یک مشکل و در یک اسکرام ثابت هستند، اما اینکه دقیقا محتوای آن چه چیزی باشد را ما خودمان مشخص میکنیم.
مرحله اول: تهیه سند محصول
سند محصول درواقع فهرستی از کارهایی است که باید انجام شود و توسط مستر اسکرام نگهداری میشود. این سند فهرست ویژگیها، نیازها، پیشرفتها و تغییراتی است که به عنوان ورودی برای سند اسپرینت به کار میرود. در واقع سند محصول فهرست کارهای تیم انجام پروژه است. این فهرست یا سند مدام در حال بازبینی و تغییر است و معمولا مستر اسکرام آن را بازبینی میکند؛ چراکه با پیشرفت کار، ممکن است چیزهای جدیدتری به آن افزوده شود.
مرحله دوم: تهیه سند اسپرینت
سند اسپرینت فهرستی شامل جزئیات هر اسپرینت، افراد اختصاص داده شده برای هر کار، زمان اسپرینت، رفع اشکالات و نقش هر فرد در انجام پروژه است. در این سند مشخص میشود که کارهای روزانه هر فرد چیست و چه اهدافی دارد. همچنین تاریخ برگزاری جلسات و اینکه در هر جلسه چه چیزی باید ارائه شود، مشخص میگردد.
در این جلسات کارهای انجام شده در اسپرینت قبلی ارائه و هدف اسپرینت بعدی نیز مرور میشود. معمولا افراد پروژه آنها را یادداشت میکنند تا بدانند چه کاری را باید در چه مدت زمانی انجام دهند. به طور کلی سند اسپرینت قلب یک اسکرام است که در آن تمامی جزئیات ذکر میشود. البته این سند هم همانند کل اسکرام منعطف است و بنا به نیاز مشتری تغییر میکند.
مرحله سوم: اجرای اسپرینت
اجرای اسپرینت یا همان هدف اسپرینت درواقع محصول نهایی یک اسپرینت است. پس از شرح وظایف و مشخص شدن جزئیات پروژه، اسپرینت کاری یا Scrum Flow شروع میشود. در این مرحله معمولا اسکرام مستر پروژه را رصد میکند و با برگزاری جلسات کوتاه مدت با اعضای تیم پیشرفت پروژه را بررسی میکند.
در این مرحله اگر نقصی باشد با تبادل نظر یا جابه جایی وظایف سعی در رفع آن میشود. وظایف معمولا روی اسکرام برد نوشته میشود و هر مرحله از کار که به اتمام رسید، جلو آن تیک زده میشود. گزارشهایی که توسط اعضا ارائه میشود باید صادقانه و دقیق باشد تا پروژه هرچه سریعتر و بهتر پیش برود.
نقش های اساسی برای یک اسکرام موفق
یک تیم اسکرام موفق باید سه نقش یا سه وظیفه اصلی داشته باشد: صاحب محصول، مستر اسکرام و تیم توسعه. از آنجایی که تیمهای اسکرام عملکردی متقابل دارند، تیم پیشبرد شامل آزمایش کنندهها، طراحان، متخصصان UX، مهندسان عملیات و طراحان است.
صاحب محصول اسکرام
صاحبان محصول، محصول پروژه را کنترل میکنند. آنها روی درک شغل، مشتری و نیازهای بازار تمرکز میکنند و سپس بر اساس آن، تیم مهندسی را برای انجام کار اولویت بندی میکنند. یک صاحب محصول بهتر است ویژگیهای زیر را داشته باشد:
- ساخت و مدیریت سند اسپرینت
- همکاری نزدیک با کارکنان و اعضای تیم تا مطمئن شود هرکسی وظایفش را به خوبی فهمیده است
- راهنمایی تیم برای انجام کارهای بعدی
اسکرام مستر کیست؟
اسکرام مستر هدایت کننده اسکرام است. معمولا نقش اسکرام مستر با مدیر پروژه به اشتباه یکسان تصور میشود؛ اما در واقع اسکرام مستر سعی میکند تیم، وظایف خود را به درستی انجام دهد. او از به وجود آمدن چالش جلوگیری میکند و در صورت بروز چالش یا مشکلی آن را به بهترین شکل هدایت میکند.
یک اسکرام مستر موفق کار را به خوبی فهمیده است و به تیم کمک میکند تا کار را با شفافیت کامل پیش ببرد. او وظیفه هدایت جلسات، کنترل اسپرینتها، همخوان کردن وظیفه هر شخص با تواناییهایش و هر کار دیگری که به پیشبرد پروژه کمک کند را بر عهده دارد.
تیم توسعه
همانطور که از اسم آن هم پیداست، این تیم که معمولا متشکل از 5 تا 7 نفر است، وظیفه انجام کارها را برعهده دارند. اعضای تیم تواناییهای مختلفی دارند و هرکدام به نوعی پشتیبان یکدیگر هستند. موفقترین تیمها کسانی هستند که اعضای آنها خود را به شکل «ما» ببینند نه «من». هر تیم اسکرام برنامه هر اسپرینت را اجرا میکند.
در انتها باید بگوییم که امروزه با پیشرفت تکنولوژی و پیچیده شدن روابط، پیشبرد اهداف یک پروژه کار سختی است. برای همین نیاز به برنامههای مدیریتی پروژه کاملا احساس میشود. متدولوژی اسکرام بر اساس چارچوب اجایل یکی از همین روشهای مدیریت پروژه است که این روزها به دلیل یادگیری آسان و استفاده راحت از آن بین تمامی مشاغل محبوب شده است.