ترفندی ساده و راحت برای مقایسه دو فایل اکسل بزرگ

در مواقع بسیاری پیش آمده که نیاز به مقایسه دو فایل اکسل با یکدیگر دارید. این کار ضمن اینکه زمان زیادی از شما می‌گیرد به تمرکز زیادی هم نیاز دارد. ما در اینجا قصد داریم ترفندی را به شما آموزش دهیم که بتوانید راحت‌تر دو فایل اکسل جداگانه را با یکدیگر مقایسه کنید.

چگونه فایل های اکسل را با یکدیگر مقایسه کنیم؟

فایل اکسل خود را باز کنید.

به مسیر View > Window > View Side by Side بروید.

اگر در یک ورک بوک، چندین Sheet داشتید نیاز است که آنها را از هم جدا کنید. برای این کار به مسیر View > Window > New Window. بروید.

این کار Sheet ها را برای همیشه از هم جدا نمی‌کند، بلکه به طور موقت آنها را در پنجره های جدید باز خواهد کرد.

به سربرگ View رفته و گزینه View Side by Side را در قسمت Windows پیدا کنید.

لیست زیر تمام Sheet هایی را که به صورت جداگانه باز هستند را نشان می‌دهد. اگر فقط دو Sheet باز دارید، هر دو به صورت خودکار انتخاب خواهند شد.

Sheet مورد نظر را انتخاب کرده و سپس Ok کنید. پس از این کار، هر دو Sheet را به صورت جداگانه اما در یک صفحه خواهید دید.

اگر مایلید می‌توانید از طریق Arrange All نحوه نمایش Sheet ها را به عمودی یا افقی تغییر دهید.

با انتخاب گزینه Synchronous Scrolling ، می توانید به صورت همزمان تغییرات را در هر دو Sheet اعمال کنید. اگر این گزینه فعال شود، زمانی‌که یک Sheet را اسکرول می‌کنید، Sheet بعدی هم با آن همگام و هماهنگ (Sync) خواهد شد. این ویژگی مخصوصا در زمانی‌که Sheet های اکسل بزرگ بوده و اطلاعات بسیار زیادی دارند، می‌تواند بسیار مفید باشد. برای لغو این حالت، کافیست بر روی گزینه Reset Windows Position کلیک کنید.

راه دیگری هم برای مقایسه فایل های اکسل وجود دارد که به میزان بسیار زیادی در زمان ما صرفه جویی خواهد کرد. این راه که از آن با نام Conditional Formatting یاد شده به شما امکان می‌دهد تا عمل مقایسه داده ها بین دو Sheet مجزا را به راحتی و در کمترین زمان ممکن انجام دهید.

برای انجام این کار باید هر دو Sheet که قصد مقایسه آنها را داریم در یک ورک بوک قرار داشته باشند. برای این کار، بر روی نام Sheet مورد نظر کلیک راست کرده و گزینه Move or Copy را انتخاب کنید.

در لیست باز شده جایی که می‌خواهید این Sheet را انتقال دهید، انتخاب کنید.

سلول هایی که قصد دارید داده آنها را با یکدیگر قیاس کنید را با استفاده از کلید های ترکیبی Ctrl + Shift + End انتخاب کنید.

به مسیر Home > Styles > Conditional Formatting > New Rule بروید.

گزینه Use a formula to determine which cells to format را انتخاب کرده و دستور زیر را وارد کنید:

فقط به خاطر داشته باشید که به جای Sheet_name نام Sheet مورد نظر خود را وارد کنید. فرمول شروع به کار کرده و داده های هر دو Sheet را قیاس می‌کند. اگر داده ها همخوانی نداشت آنها را علامت گذاری خواهد کرد.

با استفاده از گزینه Format می‌توانید انتخاب کنید که تغییرات چگونه به شما نمایش داده شوند. فرمت مورد نظر را انتخاب و Ok کنید.

در تصویر بالا، سلول هایی که داده های متفاوت دارند با رنگ قرمز مشخص شده اند.

امیدواریم این آموزش برای شما مفید بوده باشد. نظرات خود را با ما در میان بگذارید.