قرار دادن امضا در جیمیل یکی از قابلیتهای کاربردی سرویس ایمیل گوگل بهحساب میآید. اما شاید سوال اصلی این باشد که ایجاد و اضافه کردن امضا به جیمیل چگونه است؟ برای پاسخ به این سوال با ما همراه باشید.
با وجود این که ایمیل دیگر کمتر نسبت به چندین سال گذشته کاربرد دارد اما همچنان بهترین راه برای برقراری ارتباطات کاری و تجاری، استفاده از ایمیل است. ارسال ایمیلهای رسمی نیز گذشته از قواعد خاصی که دارد، برخی الزامات مثل قراردادن راههای ارتباطی مثل شماره تلفن را نیز دارد. گوگل نیز با ارائه قابلیت امضا، این امکان را فراهم کرده تا این اطلاعات یا هر اطلاعات دیگری که میخواهید در انتهای ایمیلهای خود برای دیگران ارسال شود را بهصورت پیشفرض به ایمیلها اضافه کنید. در این مطلب پلازا قصد داریم به این قابلیت یعنی قرار دادن امضا در جیمیل بپردازیم.
فهرست مطالب
آموزش قرار دادن امضا در جیمیل
ایجاد امضای الکترونیکی در جیمیل در عین حالی که مفید و کاربردی است، بسیار ساده و آسان انجام میشود. در ادامه آموزش ایجاد امضا در انتهای ایمیل های گوگل در دسکتاپ و گوشیهای اندروید و iOS را با هم مرور خواهیم کرد.
آموزش ساخت امضای جیمیل در دسکتاپ
جیمیل را باز کرده و با اکانت خود لاگین کنید. حال روی آیکون چرخدنده تنظیمات (Settings) که در گوشه بالا سمت راست نمایشگر قرار دارد، کلیک کنید. سپس روی دکمه See All Settings ضربه بزنید.
حال کافیست در تب General به سمت پایین اسکرول کرده و در قسمت Signature روی دکمه Create New کلیک کنید.
در مرحله بعد در تکست باکسی که برایتان باز میشود، نامی برای امضای خود برگزینید و روی Create کلیک کنید. حال مجددا به صفحه تنظیمات بازگردانده میشوید و در کادری که در کنار نام امضایتان باز شده میبایست اطلاعات موردنظر خود را وارد کنید. در قسمت سمت چپ عنوان امضا را مشاهده خواهید کرد و در سمت راست نیز میتوانید متن آن را با استفاده از ابزارهایی مثل انتخاب فونت، انتخاب اندازه متن و حتی اضافه کردن تصویر شخصیسازی کنید؛ جیمیل به شما این امکان را میدهد که از میان گوگل درایو، گالری دستگاه کامپیوتر خود و یا آدرس URL، عکس موردنظر خود را انتخاب کنید. به همین ترتیب میتوانید لوگوی شرکت خود را نیز به امضای جیمیل خود اضافه کنید.
همچنین با انتخاب Create new میتوانید یک امضای کاملا جدید بسازید.
در زیر کادر مربوط به امضا دو منوی کشویی وجود دارد که این امکان را به شما میدهد انتخاب کنید امضای الکترونیک شما تنها در ایمیلهای جدید (For new emails use) و یا در ایمیلهای بازارسالی (On reply/forward use) نیز نمایش داده شود. در زیر این دو منوی کشویی یک گزینه وجود دارد که چنانچه آن را فعال کنید، امضای شما در رشتههای ایمیلی بهتر نشان داده میشود. پیشنهاد میشود چنانچه از ایمیل خود برای مکاتبات حرفهای و اختصاصی استفاده میکنید حتما این گزینه را فعال کنید.
پس از آنکه در مرحله قبل تمام اطلاعات مربوط به امضای خود را وارد کردید، به پایین صفحه اسکرول کرده و در نهایت روی دکمه Save Changes کلیک کنید. ساخت امضای جیمیل در کامپیوتر به اتمام رسید. از این پس امضای الکترونیک شما در انتهای تمام ایمیلهایتان نمایش داده خواهد شد.
آموزش ایجاد امضای ایمیل در اندروید
به خاطر داشته باشید چنانچه در کامپیوتر برای جیمیل خود امضا گذاشتید، این امضا در ایمیلهایی که با گوشی خود ارسال خواهید کرد، نمایش داده نخواهد شد. پس میبایست برای اپلیکیشن جیمیل در گوشی خود یک امضای جداگانه ایجاد کنید. با ما همراه باشید تا در ادامه نحوه ایجاد امضای Gmail در گوشی اندرویدی را با هم مرور کنیم.
در ابتدا در گوشی و یا تبلت اندرویدی خود برنامه جیمیل را باز کرده و روی سه خط افقی که در گوشه بالا سمت چپ قرار دارد، ضربه بزنید. حال گزینه Settings را انتخاب کنید.
در این مرحله آیدی جیمیلی که تمایل دارید برای آن امضا بگذارید را انتخاب کنید. حال در تنظیمات به قسمت General رفته و روی Mobile Signature ضربه بزنید.
در این مرحله در کادر مربوط به امضا، متن و اطلاعاتی را که ترجیح میدهید در پایان ایمیلتان نمایش داده شود، وارد کنید.
به همین سادگی در گوشی اندرویدی خود امضای جیمیل را فعال کردید.
آموزش اضافه کردن امضا به جیمیل در iOS
برای ساخت Gmail Signature در آیفون و آیپد میبایست به ترتیب زیر عمل کنید:
ابتدا اپلیکیشن جیمیل را در آیفون یا آیپد خود باز کرده و سپس روی سه خط افقی تنظیمات جیمیل ضربه بزنید. حال به پایین صفحه اسکرول کرده و روی آپشن Settings ضربه بزنید.
حال آیدی را که مایل هستید برای آن امضای ایمیل بگذارید، انتخاب کنید. در مرحله بعد برای ایجاد امضای ایمیل در ای او اس، در قسمت General روی آپشن Signature Settings ضربه بزنید.
در آخر گزینه Mobile Signature را فعال کنید و سپس در کادر پایین، امضای خودتان را تایپ کنید.
میتوان در کادر باز شده امضا و اطلاعات موردنظر خود نظیر نام و نام خانوادگی، نام شرکت، آدرس و تلفن محل کار و… خود را وارد کنید.
اضافه کردن امضا به جیمیل چرا اهمیت دارد؟
اگرچه ایجاد امضای ایمیل برای ایمیلهای شخصی خیلی ضروری نیست، اما اغلب کاربران حرفهای جیمیل برای ایمیلهای رسمی خود از امضا استفاده میکنند. در واقع در پاسخ به پرسش امضای ایمیل چیست باید گفت که امضا دربرگیرنده یکسری اطلاعات شخصی نظیر اسم و فامیل، شماره تلفن و آدرس منزل یا محل کار فرد است که کمک میکند کاربر در انتهای ایمیل خود، همه را تنها با فشردن یک دکمه وارد کند. این در حالی است که میتوان با اضافه کردن عکس و لوگوی شرکت به امضای الکترونیکی خود اعتبار ببخشید.
1. شناسایی شما را خیلی راحت و آسان تر می کند
به عنوان مثال اگر فردی ایمیل شما که حاوی امضای جیمیل است را برای تعدادی گیرنده دیگر فوروارد کند، مشخصات شما نظیر شماره تماس، آدرس وبسایت و اطلاعاتی از این قبیل به راحتی در اختیار این گیرندهها قرار گرفته و افراد میتوانند خیلی راحت از روی این اطلاعات شما را شناسایی کنند.
2. همانند یک کارت ویزیت عمل می کند
امضای ایمیل را میتوان همانند یک کارت ویزیت یا کارت بیزینس دانست. در واقع افراد میتوانند در قالب امضای جیمیل، اطلاعات ارزشمندی را در اختیار گیرندگان ایمیل خود قرار دهند. با استفاده از امضای ایمیل این امکان را به مخاطبین، دوستان و مشتریان خود میدهید که در قالب روشهای بیشتری به شما دسترسی داشته باشند.
3. صحت ایمیل مشخص می شود
امروزه خیلی آسان است که یک ایمیل را به عنوان اسپم شناسایی کرده و از شر آن خلاص شد. اسپم شدن ایمیل یکی از بزرگترین آسیبهایی است که به تجارت فرد وارد میشود. این درحالی است که افزودن امضا به جیمیل منجر میشود افراد اطمینان لازم و کافی را در خصوص صحت ایمیل دریافتی خود کسب کنند.
سخن پایانیدر این نوشتار آموزش قرار دادن امضا در جیمیل را با هم مرور کردیم. پیشنهاد میکنیم چنانچه از جیمیل خود برای مکاتبات تجاری و حرفهای استفاده میکنید، حتما از امضای الکترونیک در پایان ایمیلهای خود استفاده کنید. امید داریم با این آموزش گام به گام از این پس بتوانید بهراحتی برای خود امضای جیمیل ساخته و از آن استفاده کنید.