کار نرمافزار بایگانی چیست؟ میخواهیم بدانیم ویژگیها و مزایای نرمافزار بایگانی اسناد چیست؟
حتماً میدانید که قبلترها، یعنی تا قبل از اینکه تکنولوژی خاصی به میدان بیایید، همه شرکتها، سازمانها، دفاتر و … تمام اسناد و مدارک ضروری خود را به شکل کاغذی نگهداری میکردند. خب مسلماً به این شکل با کوهی از کاغذ و پرونده رو به رو بودند، تازه بماند که چه مشکلاتی هم داشتند، از کمی جا بگیرید تا گاهی اوقات از بین رفتن اسناد. اوضاع همینطور داشت پیش میرفت تا اینکه زیر سایه کامپیوتر، نرمافزار بایگانی مثل یک سوپرمن از راه رسید تا همه آن اسناد و مدارک کاغذی را به سرعت از شر تمام مشکلات نجات بدهد و در نهایت بدون دردسر خاصی یک جای امن در دل خودش ذخیره کند. خلاصه این که نرمافزار بایگانی آمد و با وجود اینترنت هم پیشرفت کرد تا با ایجاد، اشتراکگذاری و ذخیرهسازی اسناد، راه جمعآوری و سازماندهی اطلاعات موجود را آسان کند. در ادامه این مطلب با ما همراه باشید که میخواهیم به بررسی نرمافزار بایگانی و امکانات آن بپردازیم.
فهرست عناوین مطلب:
کار نرمافزار بایگانی اسناد چیست؟
همانطور که از اسمش مشخص است این سیستم در بایگانی و ذخیرهسازی اسناد و مدارک کارایی دارد به طوری که اسناد همیشه در دسترس و قابل استفاده باشند، حتی برای کاربران با تلفن همراه. نرمافزار بایگانی اسناد وقتی به میان انواع اسناد و مدارک سازمان بیاید تمام نامهها، پروندهها، اسناد مالی، فرمهای پر شده، گزارشها، سوابق و هر مدرک و سند دیگر را با نظم، طبقهبندی و اسکن کرده و در خود بایگانی میکند. البته نرمافزار بایگانی بهتر است امکان ادغام اطلاعات ساختار یافته موجود در پایگاههای اطلاعاتی سیستمهای اطلاعاتی را فراهم کند. شاید بپرسید این نرمافزار کجاها کاربرد دارد. جواب این است که هر جای مختلفی که حجم زیادی کاغذ و پرونده باشد و با توجه به نوع نیازش، اسکن و بایگانی آنها هم ضروری باشد. مثل: نرمافزار بایگانی پرونده دانشجویی، نرمافزار بایگانی پرونده پزشکی، اسناد بازرگانی، پرونده پرسنلی و امور حقوقی و قراردادها.
نرمافزار آرشیو اسناد چه مزایایی دارد؟
- زمان برای پیدا کردن و جستجوی اسناد به حداقل میرسد
- صرفهجویی در کار و زمان به وجود میآید
- نیازی به دستیابی به اصل مدارک نیست و از فرسودگی سند جلوگیری میشود
- با این سیستم، اسناد و مدارکی را که فراموش کردهاید، در مدت زمان کوتاهی پیدا میکنید
- در صورت لزوم بیش از یک نفر میتواند به طور همزمان به یک سند دسترسی داشته باشد
- دانش و کارایی سازمانی بالا میرود
- اسناد در محلهای امن نگهداری میشوند و فقط پرسنل مجاز به آنها دسترسی دارند
- اسناد به طور مداوم ردیابی میشوند، بنابراین نمیتوان آنها را در جای خود جا انداخت و بدون ثبت آن نمیتوان آنها را بازیابی یا تغییر داد
یک نرمافزار بایگانی الکترونیکی باید چه امکاناتی داشته باشد؟
امکان تحت وب بودن نرمافزار بایگانی: با این امکان در محیط وب و اینترنت در هر جا و هر ساعتی به نرمافزار دسترسی خواهید داشت. خب امکان دارد همه پروژههای یک شرکت یا سازمان در یک جا نباشند و در انجام آنها پراکندگی جغرافیایی باشد. درست همینجاست که این امکان خیال کاربر را راحت میکند تا بدون مشکلی به ذخیرهسازی بپردازد. تازه تحت وب بودن برابر است با سرعت و کارایی بالاتر.
مدیریت حجم فایلها: یکی از امکانات مهم این است که حجم فایلهای وارد شده به سیستم به راحتی مدیریت بشود. به چه صورت؟ به طوری که بتوانید تعداد بسیار بالایی از فایلها را در آن دستهبندی و قرار بدهید.
ثبت جامع مشخصات اسناد مختلف: هر سازمانی بنا به کاری که دارد از نرمافزار بایگانی الکترونیکی هم استفاده خاص خودش را دارد. درست در همین وضعیت است که نرمافزار باید امکان ثبت مشخصات مختلف را به رخ بکشد. یعنی اینکه شاید یک سازمان نیاز به بایگانی اسناد و مدارک فنی دارد، یکی دیگر نیاز به بایگانی قراردادها دارد، سازمان دیگری بخواهد برای ذخیره گزارش مالی از آن استفاده کند و موارد دیگر. خب یک نرمافزار بایگانی باید تمام این امکانات را به شکل کامل داشته باشد تا نیازهای مختلف را بر طرف بکند.
تهیه فایل پشتیبان از اسناد: پشتیبانگیری از اسناد یکی از امکاناتی است که باید یک نرمافزار بایگانی آن را داشته باشد. چرا؟ چون خریدار با استفاده از این قابلیت به راحتی و به شکل اتومات به تهیه نسخه پشتیبان و حفظ و نگهداری اطلاعات بپردازد.
امکان امانت دهی سند: این امکان ویژه برمیگردد به این مورد که لازم میشد سازمانها و شرکتها یک سری از سندها را به شکل امانت در اختیار تعدادی از مخاطبین خود قرار بدهند. خب فکر کنید کمی که میگذشت اسناد قابل رهگیری نبودند. اما با کمک این امکان و امانت دهی الکترونیکی این مشکل هم بر طرف میشود.
برویم سراغ یک نرمافزار بایگانی خوب، سوپرمن وارد میشود.
ما تا اینجا از مزایا و بایدهای یک نرمافزار بایگانی گفتیم اما مدیران سازمانها و شرکتها یا دفاتر برای تهیه یک نرمافزار بایگانی همه فن حریف با امکانات بالا باید دقت لازم را داشته باشند. شرکت یگانه سافت با سابقه طولانی در ارائه نرمافزار بایگانی اسناد راه را برای انتخاب هموار کرده است. این نرمافزار مورد تأیید شورای عالی انفورماتیک بوده و نحوه سفارش و قیمت آن نسبت به کیفیت بالایی که ارائه میدهد، متناسب است. این سیستم خدمات پشتیبانی (نصب، آموزش و پشتیبانی رایگان) حضوری و آنلاین داشته و از همه مهمتر کاملاً تحت وب و شامل یک سال پشتیبانی رایگان است. از امکانات نرمافزار بایگانی یگانه میتوان به موارد زیر اشاره کرد:
- کاملاً تحت وب
- ایجاد شناسنامه و ثبت جزئیات پروندهها در نرمافزار بایگانی
- موتور فرم ساز حرفهای
- مدیریت مستندات و دستهبندی اسناد در نرمافزار بایگانی
- مدیریت چندین بایگانی در نرمافزار مدیریت مستندات (مدیریت هلدینگ)
- جستجو و گزارشگیری نرمافزار آرشیو اسناد
- پیوست فایلهای حجیم در سیستم بایگانی اسناد
- اسکن و آرشیو اسناد
- امانتدهی اسناد
- مدیریت سیستم در نرم افزار بایگانی اسناد
امروزه نرم افزار بایگانی اسناد یک سیستم کارآمد برای ذخیرهسازی تمام اطلاعات سازمانها، شرکتها و دفاتر است.
نرمافزار بایگانی اسناد تحت وب یگانه در فضای کاربری آسان و مشخص با قابلیتها و امکانات ویژه که در این مطلب به آنها اشاره شد، میتواند بهترین انتخاب باشد.