روش‌های متفاوتی برای حضورغیاب کردن پرسنل و کارکنان یک سازمان، شرکت و دفاتر اداری وجود دارد. از وارد کردن اطلاعات مربوط به ورود و خروج هر فرد به صورت دستی گرفته تا استفاده از فایل‌های درست شده به کمک اکسل و دستگاه‌های حضور و غیاب هوشمند. درست کردن یک فایل در اکسل و استفاده از آن به عنوان لیست ورود و خروج از دیگر روش‌هایی است که با کمک آن می‌توانید اقدام به ثبت اطلاعات ورود و خروج کارمندانتان کنید. اما موضوعی که در این مطلب قرار است به بررسی آن بپردازیم این است که دستگاه حضور و غیاب تصویری بهتر است یا فایل اکسل حضورغیاب؟
ساخت فرم حضور و غیاب در اکسل کار چندان سختی نیست و اگر کمی به برنامه اکسل مسلط باشید به راحتی می‌توانید لیست حضور و غیاب پرسنل را در اکسل بسازید. اگرچه ساخت فرم حضور و غیاب تحت اکسل هزینه‌ای نخواهد دااشت و این را می‌توان بزرگ‌ترین مزیت لیست حضور و غیاب اکسل دانست؛ اما با استفاده از این لیست‌ها محدودیت‌هایی نیز خواهید داشت. بنابراین بهرت است پیش از آنکه تصمیم بگیرید از فرم حضور و غیاب پرسنل در اکسل استفاده کنید یا یک دستگاه حضور و غیاب تشخیص چهره، همراه باشید.
فایل اکسل حضور و غیاب چیست؟
فایل اکسل حضور و غیاب لیستی است که توسط برنامه اکسل ساخته می‌شود. برای ساخت یک فرم حضور و غیاب به صورت دستی باید یک کاغذ و خطکش بردارید و یک ستون را به محل وارد کردن اسامی پرسنل و ستون دیگر را به وارد کردن ساعت ورود و خروج کارکنان اختصاص دهید. این روش از حضور و غیاب معایب زیادی دارد؛ نه تنها امکان تقلب را افزایش می‌دهد بلکه پایان هر ماه، محاسبه میزان ساعت کاری هر پرسنل زمان زیادی از پرسنل می‌گیرد.
فایل‌های اکسل حضوروغیاب به فرایند حضورغیاب پرسنل سرعت بیشتری می‌بخشند. همچنین احتمال بروز خطاهای محاسباتی در این روش کمتر است. برای ساخت لیست حضور و غیاب در اکسل کافیست تجربه کار با این برنامه را داشته باشید. اگر بخواهید لیست حضور و غیابی که با این برنامه می‌سازید امکانات بیشتری داشته باشد، باید تسلط بیشتری به کار با اکسل داشته باشید تا آپشن‌های بیشتری به لیست حضورغیاب بیفزاید.
مهارت فرمول نویسی، نحوه جمع و تفریق، گرد کردن اعداد اعشاری، توابع IF و… جزو مهارت‌های لازم برای ساخت یک فرم اکسل حضور و غیاب هستند. به سادگی می‌توانید فرمی برای حضورغیاب پرسنل خود در برنامه اکسل بسازید.
مزایای لیست حضور و غیاب اکسل
- ساخت یک فایل اکسل حضورغیاب برای شما هزینه‌ای ندارد.
- برای دفاتری با تعداد پرسنل کم و بودجه‌های محدود که اجازه خرید دستگاه حضورغیاب را نمی‌دهند مناسب است.
- اگر به کار با اکسل مسلط نباشید، می‌توانید از لیست حضور و غیاب اکسل خام که در اینترنت برای دانلود درج شده‌اند استفاده کنید.
- امکان فرمول نویسی در اکسل این امکان را به شما می‌دهد که هر قابلیتی که مد نظر دارید، به لیست حضور و غیاب خود بیفزایید.
- با وجود یک فرم حضور و غیاب اکسل دیگر نیازی نیست میزان ساعت کاری هر پرسنل به صورت دستی محاسبه شود.
- امکان بروز خطا در محاسبه حقوق و دریافتی کارمندان در صورت استفاده از یک فرم حضور و غیاب تحت اکسل نسبت به روش دستی.
دستگاه حضور و غیاب تشخیص چهره چیست؟
دستگاه‌های حضور و غیاب نوعی دستگاه الکترونیکی هستند که با کمک سنسورهایی که در آن‌ها تعبیه شده است اقدام به شناسایی افراد و ثبت زمان ورود و خروج آن‌ها می‌کنند. تنوع سیستم‌های کنترل تردد بالاست؛ شما می‌توانید برحسب نیاز خود بهترین نوع دستگاه حضور و غیاب را خریداری کنید. دستگاه کنترل تردد تشخیص چهره یکی از انواع پرفروش سیستم‌های حضورغیاب است. در طراحی این دستگاه از سنسورهایی استفاده می‌شود که قادر به شناسایی چهره افراد است. ابتدا باید چهره هر یک از پرسنل در حافظه دستگاه ذخیره شود. سپس هر بار که فرد مذکور مقابل سنسور قرار بگیرد، دستگاه اقدام به تطابق چهره فرد با اطلاعاتی که در دیتابیس خود ذخیره کرده است می‌کند. اگر چهره شخص با اطلاعات موجود در حافظه دستگاه حضور و غیاب چشمی مطابقت کند، دستگاه ساعت دقیق ورود یا خروج فرد را ثبت می‌کند.
استفاده از دستگاه‌های ورود و خروج تشخیص چهره از جهات زیادی حائز اهمیت است. بیشتر شدن سرعت حضوروغیاب پرسنل را می‌توان بزرگ‌ترین ویژگی این سیستم های کنترل تردد دانست. یک دستگاه حضور و غیاب تصویری بهترین گزینه برای یک سازمان با تعداد پرسنل زیاد است. ثبت ساععت ورود و خروج هر فرد توسط این دستگاه در کمتر از 3 ثانیه انجام می‌شود. بنابراین دیگر نیازی نیست پرسنل در صف‌های طولانی مقابل دستگاه قرار بگیرند تا ورود یا خروجشان ثبت شود. دستگاه های حضوروغیاب براساس چهره موجب برقراری نظ بیشتر در سازمان‌ها می‌شوند.
مزایای دستگاه حضور و غیاب تشخیص چهره
- دستگاه‌های حضورغیاب تصویری سرعت بالایی دارند. شناسایی چهره پرسنل توسط این دستگاه در چند ثانیه صورت می‌گیرد درحالی‌که در دستگاه‌های حضورغیاب کارتی یا رمزی فرایند ثبت ورود و خروج زمان بیشتری نیاز دارد.
- این دستگاه علاوه بر سرعت بالا، دقت بالایی نیز دارد. دستگاه‌های حضورغیاب چشمی حتی می‌توانند چهره افراد را با وجود عینک یا ماسک شناسایی کنند. بنابراین از این نظر نیز با چالشی مواجه نخواهید شد.
- یک دستگاه حضور و غیاب چهره زنی از امنیت بالایی برخوردار است. هک دستگاه حضور و غیاب تشخیص چهره اقدامی ساده نیست.
- امکان تقلب از سوی پرسنل در صورت استفاده از این دستگاه تقریبا به صفر می‌رسد چراکه سیستم در شناسایی الگوی چهره پرسنل بسیار دقیق عمل می‌کند.
- امکان نصب نرم افزارهایی چون نرم افزار محاسبه حقوق و دستمزد در دستگاه وجود دارد.
- قیمت دستگاه‌های حضورغیاب تصویری موجود در بازار متفاوت است.
لیست حضور و غیاب اکسل بهتر است یا دستگاه حضور و غیاب چهره زنی؟
برای اینکه بدانید یک لیست حضور و غیاب ساخته شده توسط اکسل بهتر است یا دستگاه حضور و غیاب چشمی، ابتدا باید بدانید لیست حضور و غیاب تحت اکسل دقیقا چیست و چگونه می‌تواند حضورغیاب پرسنل را برای شما ساده‌تر کند. ثبت ساعت دقیق ورود و خروج پرسنل در محل کار یکی از اقدامات ضروری است که از جهات زیادی اهمیت دارد. اولین هدف حضوروغیاب کارمندان، جلوگیری از وقوع هرج‌ومرج در محل کار است. هر سازمانی قوانین مخصوص به خود را دارد اما حاضر شدن سر ساعت مقرر شده در محل کار، از قوانین مشترک تمامی سازمان‌ها و شرکت‌هاست.
از طرفی دیگر محاسبه حقوق و دستمزد براساس میزان ساعت کاری پرسنل تعیین می‌شود. اگر مدیران ساعت ورود و خروج پرسنل را ثبت نکنند، در پایان ماه برای محاسبه حقوق و مزایا با چالش بزرگی مواجه می‌شوند. بنابراین بخش اداری هر سازمانی سعی می‌کند به هر طریقی که شده ساعت و تاریخ دقیق ورود و خروج افراد را ثبت کند. پیش از رواج استفاده از دستگاه های ثبت ورود و خروج، شرکت‌ها مجبور بودند این اطلاعات را به صورت دستی وارد کنند. این روش دئر شرکت‌های کوچک که تعداد کمی پرسنل دارند جواب می‌داد اما قطعا پاسخگوی نیاز سازمان‌های بزرگ با تعداد بیشتری پرسنل نبود. کمی بعد افرادی که تسلط زیادی به کار با برنامه اکسل داشتند، لیستی در اکسل طراحی کردند که کار حضوروغیاب کارمندان را کمی ساده‌تر کرد.
اما فرم‌های حضورغیاب نیز به اندازه یک دستگاه هوشمند کنترل تردد کارایی ندارد. لیست‌های ورود و خروج تحت اکسل برای شرکت‌هایی با 5 الی 8 نفر پرسنل شاید کاربرد داشته باشند اما در سازمان‌های بزرگ بهتر است از انواع دستگاه حضور و غیاب هوشمند مانند دستگاه حضوروغیاب تشخیص چهره استفاده شود.
استفاده از فایل اکسل حضور و غیاب به چه شرکت‌هایی پیشنهاد می‌شود؟
اگرچه در استفاده از لیست‌های حضورغیاب تحت اکسل هیچ محدودیتی وجود ندارد و شما می‌توانید حتی برای یک شرکت با تعداد زیاد پرسنل نیز از این فرم‌ها استفاده کنید، اما اگر می‌خواهید در هزینه‌ها و زمان خود صرفه جویی کنید توصیه می‌شود اگر سازمانتان بزرگ و پرجمعیت است، دستگاه‌های حضورغیاب را جایگزین دانلود فرم حضورغیاب اکسل کنید. این لیست‌ها که می‌توانید خودتان آن‌ها را به کمک اکسل بسازید یا فایل خام آن را از اینترنت دانلود کنید، برای شرکت‌هایی با تعداد پرسنل کم مناسب است. اگر به تازگی یک شرکت یا دفتر کار تاسیس کرده‌اید و نمی‌توانید ابتدای کار بودجه زیادی را به خرید دستگاه حضور و غیاب اختصاص دهید، می‌توانید تا زمانی که تعداد پرسنل شرکتتان زیاد نشده است از فرم حضور و غیاب اکسلی استفاده کنید. مقایسه انواع دستگاه حضور و غیاب (Types of attendance devices) به بررسی مدل‌های مختلف دستگاه‌هایی گفته می‌شود که برای تسریع فرایند حضور و غیاب پرسنل در سازمان‌ها و شرکت‌ها مورد استفاده قرار می‌گیرد. انواع سیستم حضور و غیاب عبارتنداز:
- دستگاه حضور و غیاب کارتی
- دستگاه حضور و غیاب چهره زنی
- دستگاه حضور و غیاب رمزی
- دستگاه حضور و غیاب اثرانگشتی
- دستگاه حضور و غیاب پانچی
- دستگاه حضور و غیاب آنلاین یا تحت وب
- دستگاه حضور و غیاب با موبایل
- دستگاه حضور و غیاب ترکیبی
چه زمانی بهتر است از دستگاه حضور و غیاب تشخیص چهره استفاده کنیم؟
اگر در سازمان خود تعداد بیشتری پرسنل دارید حتما می‌دانید که مدیریت ورود و خروج آن‌ها تا چه اندازه سخت و زمان‌گیر است. از طرفی یک لیست ساخته شده به کمک اکسل به هر میزان هم که کاربردی باشد، قابلیت‌های یک دستگاه کنترل تردد را در اختیارتان نمی‌گذارد. بنابراین اگر تعداد پرسنل زیادی دارید و از نظر بودجه‌ای با محدودیتی مواجه نیستید پیشنهاد ما این است که از یک دستگاه حضور و غیاب مانند دستگاه حضور و غیاب اثرانگشتی یا دستگاه‌های تشخیص چهره استفاده کنید. این دستگاه به راحتی زمان دقیق ورود و خروج هر پرسنل را ثبت می‌کند. از طریق تنظیمات دستگاه می‌توانید قابلیت‌های مورد نیاز خود را به دستگاه اضافه کنید. دقت، سرعت و امنیت بالای سیستم‌های حضوروغیاب تصویری نیاز شا به یک سیستم حضوروغیاب را کاملا برطرف می‌کند. با در اختیار داشتن یک دستگاه ورود و خروج چشمی دیگر نیازی به هیچ فایل و لیستی نخواهید داشت. در انتها باید بگوییم شما می‌توانید از دستگاه حضور و غیاب ایرانی استفاده کنید.