مابین ضمیمه ها و تنظیمات راه‌های زیادی وجود دارد که می توانید Gmail خود را شخصی سازی کنید تا تجربه ای متفاوت داشته باشید و تغییرات جزئی در طرز استفاده از آن اعمال کنید. در ادامه روش های موردعلاقه خود را برای مدیریت زمان و بهبود سازمان دهی Gmail پیشنهاد می کنیم.
ارسال و بایگانی در یک گام
در اینجا ترفندی را برای صرفه جویی در زمان پیشنهاد می کنیم. ابتدا روی آیکون چرخ دنده کلیک کرده و گزینه settings را از فهرست پایین آمده انتخاب کنید. قسمت Send & Archive پیدا کنید و تیک کنار Show “Send & Archive” button in reply را بزنید. این کار دکمه جدیدی را به قسمت جوابگویی به ای میل اضافه می کند. کلیک کردن روی این دکمه به شما اجازه می دهد تا جوابتان را ارسال کرده و ایمیل را به صورت خودکار بایگانی کرده و درنتیجه آن را از صندوق ورودی خود پاک کنید. این برای آن هایی که تعداد بی نهایتی ایمیل دربافت می کنند مانند یک موهبت است که صندوق ورودی شما را از بی نظمی درمی آورد.
فعال و غیرفعال کردن زبانه ها
Gmail دارای سه زبانه است (Primary, Social, Promotion) و ایمیل های شما را به صورت خودکار سازمان دهی می کند. ولی آیا می دانستید که می توانید این زبانه ها را شخصی سازی کنید؟ اگر قصد چنین کاری را دارید روی آیکون چرخ دنده در گوشه بالا سمت راست کلیک کنید و گزینه Configure inbox را از فهرست باز شده انتخاب کنید. این گزینه به شما اجازه می دهد تا زبانه های جدیدی مانند Updates و Forums را اضافه یا هر زبانه ای را که دوست ندارید یا نمی خواهید حذف کنید. این ترفندی کوچک خودسازماندهی برای زمانی است که احساس می کنید حجم بالای ایمیل ها صندوق شما را پر کرده است.
با قابلیت تنظیمات فشرده سازی، بیشتر ببینید
زمانی که روی آیکون چرخ دنده در گوشه Gmail کلیک می کنید یکی از اولین چیزهایی که در فهرست خواهید دید گزینه ای برای تغییر حالت دیدن Cozy، Confortable و Compact وجود دارد. با انتخاب Compact مقدار زیادی از فضای خالی ازبین می رود که به شما اجازه می دهد اطلاعات بیشتری در هر خط مشاهده کنید. این تنظیمات برای زمانی خوب است که می خواهید کارایی خود را به حداکثر برسانید و تا جایی که ممکن است اطلاعات بیشتری را با یک نگاه مشاهده کنید.
پس گرفتن ایمیل اشتباهی
زمانی که ایمیلی ارسال می کنید جعبه ای زرد رنگ شما را از ارسال موفق آن آگاه می کند. اگر خیلی سریع روی آن کلیک کنید می توانید ایمیل را در حین پروسه فرستادن لغو کنید. اگر فرستاده شده بود، این گزینه به Undo Send تغییر می یابد که به شما اجازه می دهد اشتباهتان را با چند کلیک جبران کنید. اگر چنین گزینه ای را مشاهده نمی کنید روی آیکون چرخ دنده کلیک کرده و Settings را انتخاب کنید. سپس تیک جعبه کنار Enable Undo Send را در قسمت Undo Send بزنید. در این جا هم چنین می توانید زمان لغو را به 5، 10، 20 یا 30 ثانیه تغییر دهید.
ارسال سریع پول
زمانی که شروع به نوشتن ایمیلی در Gmail می کنید با فشردن علامت دلار (یا اگر در بریتانیا زندگی می کنید پوند) از آن ایمیل به عنوان وسیله حمل پول استفاده کنید. این گزینه به شما اجازه می دهد تا مقدار و ورودی را تعیین یا روش پرداخت را انتخاب کنید. وقتی که دریافت کننده ایمیل را دریافت می کند می تواند پرداخت را فعال کند و این گونه انتقال پول انجام می شود. آیا استفاده از PayPal ساده تر نیست؟ بله ساده تر است ولی این گزینه زمانی که می خواهید پرداخت های کوچک را انجام دهید به همان میزان سودمند است.
برای صرفه جویی در زمان از پاسخگوی هوشمند استفاده کنید
در حال حاضر در نسخه تلفن همراه Gmail گزینه ای به نام Smart Reply وجود دارد. این ویژگی از برخی از فناوری های Google Al برای تولید پاسخ های سریع به صورت خودکار استفاده می کند (این گزینه از روی رفتار ایمیل شما مدل برداری شده است) که می توانید ارسال کنید. دامنه این پاسخ ها از یک “متشکرم!” ساده تا سوالات پیچیده تری است که بر اساس ایمیلی است که به آن پاسخ می دهید. البته همیشه کار نمی کند ولی برای پاسخ های ساده باعث می شود که در زمان زیادی با استفاده از گوشی تلفن همراه خود صرفه جویی کنید.
با استفاده از Drive در فضا صرفه جویی کنید
اگر نمی توانید یک فایل را در ایمیل خود جای دهید یا ترجیح می دهید که با ضمیمه ها سروکار نداشته باشید به جای آن از Google Drive استفاده کنید. هر پنجره Compose به یک آیکون Drive مجهز است که به شما اجازه می دهد فایل های Drive را به سرعت در مرورگر خود ضمیمه کنید. این ویژگی هم چنین زمانی که می خواهید فایل هایی را که روی دستگاهتان نیست به اشتراک بگذارید به کار می آید. البته تا زمانی که Drive یکی از گزینه های رایج ذخیره سازی باشد.
همکاری با Linkedin
یکی از بهترین برنامه های توسعه ای که می شود در دنیای کسب و کار مورد استفاده قرار داد Rapportive است، یک برنامه توسعه ای Gmail که اطلاعات تماس فرستنده را با برنامه های اجتماعی، به خصوص Linkedin متصل می کند. ایمیلی از طرف یک نفر که دارای حساب Linkedin است را باز کنید و این ابزار فوراً اطلاعات فردی وی را در یک ستون فرعی به همراه لینک هایی به حساب های اجتماعی مختلف آن ها نشان می دهد. اگر مدام از Gmail استفاده می کنید این ویژگی یکی از بهترین ابزارهای در دسترس در شبکه های اجتماعی است.
استفاده از پاسخ های پیش ساخته برای صرفه جویی بیشتر در زمان
Gmail Labs برنامه های توسعه ای در دست آزمایشی هستند که می توانید به صورت مجانی آن ها را فعال کنید. Labs همیشه یک جا بند نمی شوند ولی Canned Ressponses یا پاسخ های پیش ساخته سال هاست که مورداستفاده هستند. بنابراین بااطمینان می توانیم استفاده از آن ها را پیشنهاد کنیم. به آیکن چرخ دنده رفته Settings را انخاب کنید و روی زبانه Labs کلیک کنید. یکی از زبانه ها Canned Labs است. آن را فعال کنید و حالا می توانید ایمیل های از پیش ساخته ای را ایجاد کنید که قادر هستید به سرعت از آن ها کپی گرفته و در صورت نیاز تغییراتی را در آن اعمال کنید. این گزینه ایده آل برای خدمات مشتری و دنبال کردن سرنخ هاست.
واگذاری اختیار پاسخگویی خودکار به بعضی از ایمیل ها
Gmail سرویسی را ارائه می دهد که با استفاده از آن می توانید یک سری اختیارات را مشخص کنید. این اختیارات این قابلیت را دارند که ایمیل ها را بخوانند و به آن ها پاسخ دهند و حتی اطلاعات تماس های شما را مدیریت کنند. اگرچه نمی توانند به چت بپردازند یا تنظیمات شما را تغییر دهند. گزینه اختیارات برای کسانی که سرشان شلوغ است و به یک کارمند یا همکار برای چک کردن آخرین پاسخ ها احتیاج دارند مناسب است.
استفاده از پیکربندی IFTTT
IFTTT یا “If This Then That” پلتفرمی برای دستگاه های هوشمند است که به شما اجازه می دهد پاسخ ها و سناریوهای مختلفی را برای خانه هوشمند شخصی سازی کنید. این ویژگی هم چنین درکنار بسیاری از چیزهای دیگر مانند Gmail کاربرد دارد. در اینجا مثال هایی از ایده های مبتنی بر IFTTT را که توسط دیگران ساخته شده و آماده استفاده است بیان می کنیم. با دستور کار مناسب می توانید به صورت مستقیم فایل ها را از Drive ذخیره کنید، Evernote و Todolist را به صورت خودکار همگام سازی کنید، اعلان ها را خاموش و روشن کنید و کارهای کاربردی دیگری انجام دهید. بهترین تنظیماتی را که متناسب شیوه زندگی شماست انتخاب کنید و تجربه استفاده تان از Gmail را دوچندان بهتر کنید.