دستگاه کپی یکی از ملزومات اساسی هر کسب و کاری به حساب میآید و از همین رو خرید مدلی که به بهترین شکل پاسخگوی نیازهای ما باشد اهمیت زیادی دارد.
دستگاه کپی و پرینتر مدتها است جز اصلی بیشتر محیطهای کاری به شمار میآیند. این دستگاهها در گذشته تنها وظایف سادهای مثل پرینت و کپی اسناد را انجام میدادند، اما نمونههای مدرن آنها امکانات بسیار بیشتری را به کاربران ارائه میکنند. امروزه شما میتوانید هر دو این دستگاهها را در یک دستگاه به نام دستگاه کپی چند کاره در اختیار داشته باشید. این دستگاهها گذشته از پرینت و کپی، ویژگیهای اضافی دیگری مثل پرینت از راه دور و اتصال وایفای را هم در اختیار شما قرار میدهند.
اما با وجود مدلهای متنوع و سازندگان بیشمار دستگاه کپی، انتخاب و خرید چنین دستگاههایی میتواند کار مشکل و گیجکنندهای باشد. از همین رو ما در این راهنمای خرید دستگاه فتوکپی تمامی اطلاعاتی که شما برای خرید دستگاه کپی نیاز دارید را گردآوری کردهایم تا بتوانید بسته به نیاز خود بهترین انتخاب را داشته باشید. همراه پلازا باشید.
آنچه در ادامه میخوانید:
دستگاه فتوکپی چیست؟
ابتدا شاید بهتر باشد بدانیم دستگاه فتوکپی چیست. دستگاه فتوکپی دستگاهی است که میتواند طی مدت کوتاهی از اسناد یا محتوای تصویری و گرافیکی مختلف یک نسخه کپی بر روی کاغذ تهیه کند.
این دستگاه ابتدا توسط چستر کارلسون اختراع شد. او یک وکیل ثبت اختراع بود و در طول روز باید از اسناد مهم زیادی کپی تهیه میکرد. از آنجایی که آن زمان این کار به صورت دستی انجام میشد فرایند بسیار سخت و وقت گیری بود و همین موضوع سبب شد کارلسون به فکر اختراع دستگاه کپی بیافتد.
راهنمای خرید دستگاه فتوکپی
پیش از خرید دستگاه فتوکپی باید فاکتورهای مختلفی را مدنظر داشته باشید تا بتوانید بر اساس نیاز و استفاده خود گزینهای را انتخاب و خریداری کنید که به بهترین نحو پاسخگوی شما باشد. در ادامه به چند نمونه از این فاکتورها اشاره میکنیم.
دستگاه کپی چند کاره
همانطور که پیشتر گفتیم دستگاههای کپی مدرن علاوه بر کپی گرفتن میتوانند وظایف دیگری را نیز انجام دهند. شما میتوانید از طریق آنها چندین کار را به صورت همزمان انجام دهید؛ مثل پرینت گرفتن، اسکن اسناد یا فکس کردن آنها. اگر میخواهید دستگاه شما در کنار کپی اسناد ویژگیهای دیگری را هم داشته باشد باید به سراغ دستگاه کپی چند کاره بروید.
اگر قصد خرید این دستگاهها را دارید پس لزومی ندارد برای خرید دستگاه فکس، اسکنر یا پرینترهای رومیزی هزینه کنید. همچنین بهتر است بسته به نیاز خود دستگاهی را خریداری کنید که مناسب شما باشد. در این صورت دیگر برای ویژگیهای اضافی که نیازی به آنها ندارید لازم نیست خرج اضافی کنید. نکته آخری هم که باید به آن توجه داشته باشید این است که دستگاهی خریداری کنید که با شبکه و تجهیزات فعلی محل کار شما سازگاری داشته باشد.
میزان استفاده از دستگاه کپی
حجم کاری که شما قصد دارید با کمک دستگاه کپی انجام دهید یکی از مهمترین فاکتورها هنگام خرید دستگاه کپی است. فرضا اگر کسب و کار کوچکی دارید که در آن در طول هر ماه کمتر از 500 بار از دستگاه کپی استفاده میکنید، بنابراین نیازی به دستگاههای کپی ردهبالا و تجاری ندارید. از طرف دیگر اگر در هر ماه 50 هزار کپی یا بیشتر میگیرید، یک دستگاه کپی خانگی که در خانه یا مغازه محلتان است نمیتواند نیاز شما را برطرف کند.
سرعت دستگاه کپی
دستگاههای کپی معمولا بر اساس سرعتی که در هر دقیقه میتوانند یک کپی بگیرند طبقه بندی میشوند. این سرعت را به صورت اختصاری و به شکل CPM (کپی در هر دقیقه) یا PPM (پرینت در هر دقیقه) نشان میدهند. سرعت دستگاه کپی بسته به میزان استفاده شما از دستگاه دارد. بنابراین این مورد را باید پس از سنجش میزان استفاده ماهانه خودتان تخمین بزنید. در جدول زیر میتوانید سرعتهای مختلف دستگاه کپی و حجم استفاده مربوط به آنها را مشاهده کنید.
| سرعت | استفاده |
|---|---|
| 20 پرینت در دقیقه یا کمتر | دفترهای کوچک یا خانگی ( کمتر از 5 هزار کپی در ماه) |
| 21 تا 35 پرینت در دقیقه | دفترهای کوچک یا گروههای کاری (کمتر از 10 هزار کپی در ماه) |
| 36 تا 50 پرینت در دقیقه | دفترهای متوسط (کمتر از 20 هزار کپی در ماه) |
| 51 تا 65 پرینت در دقیقه | دفترهای بزرگ و مغازههای کپی (کمتر از 50 هزار کپی در ماه) |
| 66 تا 80 پرینت در دقیقه | بخشهای کپی شرکتهای بزرگ (کمتر از 100 هزار کپی در ماه) |
| 81 پرینت در دقیقه یا بیشتر | مراکز چاپ و کپی (100 تا 200 هزار کپی در ماه) |
سرعت بین 15 تا 35 پرینت در هر دقیقه برای اکثر کسب و کارهای کوچک و یا یک دستگاه کپی اداری کافی است. البته نکته مهمی که باید به آن اشاره کنیم این است که سرعتهایی که در جدول بالا میبینید به پرینت یک سمت کاغذ با اندازه معمولی تعلق دارد و اگر بخواهید هر دو طرف کاغذ را چاپ کنید یا از کاغذ بزرگ استفاده کنید، سرعت دستگاه کمتر از اعداد بالا خواهد بود.
ظرفیت کاغذ
ظرفیت یک پرینتر را میتوانید در بخش مشخصات آن که معمولا با حروف Tray یا Cassette نشان داده میشود پیدا کنید. دفاتر متوسط و کوچک بهتر است به سراغ دستگاههای کپی A3 یا A4 بروند که البته بیشتر دستگاههای کپی نیز از همین نوع هستند. دستگاههای A3 با کاغذهایی با سایز 11.7×16.5 اینچ و دستگاههای A4 با کاغذهایی با اندازه 8.3×11.7 اینچ سازگار هستند. این مورد بیشتر از همه به سایز کاغذی که شما بیشتر از همه استفاده میکنید بستگی دارد.
اسکنر
تقریبا تمام دستگاههای کپی دارای یک اسکنر داخلی نیز هستند، اما همه آنها دارای قابلیتهایی مثل تغذیه خودکار اسناد یا امکان اسکن همزمان دو طرف کاغذ نیستند. اگر بخواهید حجم زیادی از اسناد را اسکن کنید، ویژگی مثل تغذیه خودکار اسناد میتواند کار شما را بسیار راحتتر کند.
همچنین اگر میخواهید تصاویر را هم اسکن کنید، بهتر است نگاهی هم به رزولوشن اسکنر دستگاه بیندازید. برای اسکن اسناد رزولوشن 600 پیکسل کافی است، ولی برای اسکن تصاویر و محتوای گرافیکی به اسکنری با رزولوشن حداقل 4800 پیکسل نیاز دارید.
حافظه
بیشتر انواع دستگاه کپی سه کاره یا چندکاره دارای حافظه داخلی هستند که به آنها این امکان را میدهد تا حجم قابل توجهی از اسناد را پردازش کنند. حافظه داخلی دستگاه کپی شباهت زیادی به حافظههای کامپیوتر دارد. در بخش مشخصات دستگاه کپی به میزان رم یا حافظه HDD یا SSD آن اشاره میشود. بسته به اندازه دستگاه رم آن میتواند بین 256 مگابایت تا 2 گیگابایت و حافظه نیز بین 1 گیگابایت تا 1 ترابایت باشد. پیشنهاد ما این است که به دنبال دستگاهی با رم بالا باشید، به خصوص اگر ماهانه با حجم زیادی از اسناد و تصاویر سر و کار دارید. رم دستگاه هر چقدر بیشتر باشد، سریعتر میتواند وظایف خود را پردازش کند.
پرینت وایرلس
بیشتر دستگاه های کپی چند کاره امکان پرینت به صورت وایرلس یا بیسیم را دارند و تقریبا تمامی آنها نیز میتوانند به صورت بیسیم به شبکه متصل شوند تا تمامی کارمندان بتوانند از راه دور اسناد را کپی یا پرینت کنند.
دستگاه کپی رنگی یا سیاه و سفید
علاوه بر موارد بالا یک مورد دیگری که باید پیش از خرید مشخص کنید این است که به یک دستگاه کپی سیاه و سفید نیاز دارید یا یک مدل رنگی. مدلهای سیاه و سفید عموما قیمت کمتری دارند؛ چرا که تنها از یک کارتریج استفاده میکنند، در حالی که دستگاه کپی رنگی از آنجایی که به چهار کارتریج به رنگهای مشکی، زرد، ارغوانی و فیروزهای نیاز دارد با قیمت بیشتری به فروش میرسد. علاوه بر این شما باید هزینه خرید دورهای این کارتریجها را هم در نظر بگیرید. در مدل رنگی باید پس از مدتی استفاده، چهار کارتریج را عوض کنید در حالی که در مدل سیاه و سفید فقط باید یک کارتریج جدید خریداری کنید.
بهترین مارک دستگاه فتوکپی
شاید پیدا کردن بهترین دستگاه های کپی که پاسخگوی نیاز شما باشند فرایند وقت گیری باشد، اما باید پیش از خرید کاملا با انتظارات و استفاده خودتان آشنا باشید، ویژگیهایی که برندهای مختلف ارائه میکنند را بدانید و بعد تصمیم خود را بگیرید. در ادامه به شرکتهایی که بهترین دستگاه های فتوکپی در بازار را تولید میکنند و مدلهای مختلف محصولات آنها اشاره میکنیم.
دستگاه کپی شارپ
شارپ در سطح جهان بیشتر با تلویزیونها و مانیتورهایش شناخته شده، اما این شرکت در بازار محصولات چاپ و کپی هم حضور پر رنگی دارد. این کمپانی تمرکز خود را بیشتر بر فروش پرینترهای دفتری و دستگاههای کپی مناسب مراکز چاپ و انتشارات معطوف کرده و کمتر به بازار پرینترهای خانگی و کوچک ورود میکند. بهترین دستگاه های کپی شارپ اکثرا دارای یک پنل لمسی 10 اینچی هستند که به شما این امکان را میدهد تا با انگشتانتان اسناد را ویرایش کنید یا ترتیب فایلها را تغییر دهید.
کیفیت بالای دستگاه کپی شارپ به همراه رابط کاربری ساده و امکانات مختلفی که به شما ارائه میکند آن را به یک گزینه ایدهآل برای کسب و کارهای کوچک تبدیل کرده که اکثرا فاقد یک تیم آیتی هستند و به دستگاهی نیاز دارند که کار با آن پیچیدگی زیادی نداشته باشد.
دستگاه کپی توشیبا
توشیبا یکی از قدیمیترین و با سابقهترین شرکتهای ژاپنی است. خط تولید دستگاه کپی توشیبا که شامل دستگاه فتوکپی سیاه و سفید و رنگی میشود شامل دستگاه های کپی محبوب و معروف e-STUDIO میشود که در مدلهای ساده و جمع و جور و اقتصادی برای دفاتر کوچک و خانگی و همچنین مدلهای پرسرعت و با ظرفیت بالا برای شرکتهای بزرگ به فروش میرسند.
محصولات این شرکت اغلب جز دستگاههایی هستند که همیشه با ابتکارات و خلاقیتهای جدیدی عرضه میشوند که به طور مداوم استانداردهای جدیدی برای این صنعت تعریف میکنند.
دستگاه کپی زیراکس
زیراکس از جمله شرکتهایی است که سابقه بسیار طولانی در تولید دستگاههای کپی دارد و محصولات این کمپانی جزو بهترین دستگاه کپی برای مغازه به شمار میآیند. دستگاه کپی زیراکس کیفیت ساخت بالایی دارد و دارای ویژگیهای متنوعی است که پاسخگوی طیف مختلفی از نیازهای کاربران است. دستگاههای کپی زیراکس علاوه بر رابط کاربری ساده و دسترسی بیسیم دارای ویژگیهای اضافی مثل حالتهای بهینهسازی مصرف انرژی برای حفاظت از محیط زیست نیز هستند.
دستگاه کپی چند کاره زیراکس به لطف فناوری تصحیح رنگ این کمپانی کیفیت رنگ بسیار بالایی دارد و بهترین انتخاب برای کسب و کارهای مختلف است.
دستگاه کپی کانن
دستگاه فتوکپی رومیزی کانن که از نوع چند کاره به حساب میآید، طراحی جذاب، کیفیت بالا و قیمت مناسبی دارد. قیمت دستگاه فتوکپی این شرکت از قیمت پایه 200 دلار به فروش میرسد و مدلهای دفتری آن نیز با قیمت 750 تا بالای 5 هزار دلار به فروش میرسند. همچنین دستگاه کپی رنگی شارپ نزد کسب و کارهایی که اتکای زیادی به دستگاه کپی دارند محبوبیت زیادی دارد.
هنگام خرید دستگاه کپی برای کسب و کار خود باید فاکتورهای زیادی را در نظر داشته باشید که ممکن است در نگاه اول فرایند وقت گیری به نظر برسد. اما با توجه به اینکه این دستگاه یک سرمایه گذاری بلند مدت برایتان به حساب میآید بهتر است با در نظر داشتن تمامی این فاکتورها دستگاهی را خریداری کنید تا طی مدت طولانی بتواند پاسخگوی نیازهای کاری و اداری شما باشد.