ارتباطات کاری فقط ردوبدل کردن پیام نیست! یک گفت‌وگو می‌تواند در سفر خود به تصمیم و تسک، فایل، هماهنگی یا بخشی از یک پروژه منجر شود. وقتی این ارتباطات در ابزارهای مختلف پراکنده باشند، پیدا کردن اطلاعات و پیگیری تصمیم‌ها هم سخت‌تر می‌شود.
پیام‌رسان‌های عمومی مثل تلگرام و واتس‌اپ برای ارتباط سریع و روزمره کاربردی‌اند؛ اما نیازهای یک تیم کاری همیشه با یک پیام‌رسان معمولی برطرف نمی‌شود. «نرم‌افزار چت سازمانی» با هدف قرار دادن ارتباطات در بستر کار شکل گرفته است؛ فضایی که در آن گفت‌وگو، فایل و هماهنگی‌های تیمی در چارچوب سازمان انجام می‌شوند.
در این متن بررسی می‌کنیم چت سازمانی چه تفاوتی با پیام‌رسان عمومی دارد؟ یک چت سازمانی خوب باید چه امکاناتی داشته باشد و آوات به عنوان یک راهکار بومی در این زمینه چه راهکاری ارائه می‌دهد.
پیام‌رسان‌های عمومی چه مشکلی برای ارتباطات کاری ایجاد می‌کنند؟
پیام‌رسان‌های عمومی برای ارتباط سریع و ساده ساخته شده‌اند و استفاده از آن‌ها برای بسیاری از کارها کاملاً طبیعی است. مشکل زمانی شروع می‌شود که بخش زیادی از ارتباطات و اطلاعات کاری در چنین فضاهایی قرار بگیرد.
یکی از چالش‌ها، پراکنده شدن اطلاعات است. ممکن است فایل در یک گفتگو ارسال شود، تصمیم درباره آن در گروه دیگری گرفته شود و ادامه کار در جای دیگری دنبال شود.
مسئله دیگر، جدا نبودن ارتباطات شخصی و کاری است. پیام‌های کاری ممکن است میان گفتگوهای روزمره و شخصی ما قرار بگیرند و دسترسی به اطلاعات مرتبط با کار را دشوارتر کنند.
در سازمان‌ها و تیم‌ها، موضوع طرح دسترسی نیز اهمیت دارد. همه اعضای یک تیم لزوماً نباید به همه گفتگوها و گروه‌ها دسترسی داشته باشند.
پس مسئله این نیست که پیام‌رسان‌های عمومی ابزارهای بدی هستند؛ مسئله این است که یک ابزار عمومی همیشه برای مدیریت ارتباطات یک سازمان طراحی نشده است.
چت سازمانی چیست و چه تفاوتی با پیام‌رسان‌های عمومی دارد؟
چت سازمانی، یک فضای ارتباطی اختصاصی برای اعضای یک سازمان یا تیم است که با نیازهای محیط کار طراحی می‌شود. گفت‌وگوی فردی و گروهی، تبادل فایل و ارتباط میان اعضای تیم، از جمله قابلیت‌هایی هستند که معمولاً در چنین محیطی قرار می‌گیرند.
تفاوت چت سازمانی و پیام‌رسان عمومی فقط در محل ارسال پیام نیست. در چت سازمانی، ارتباطات در چارچوب سازمان انجام می‌شوند و کاربران، گروه‌ها و اطلاعات کاری در محیطی مشخص قرار می‌گیرند. به زبان ساده، پیام‌رسان عمومی بیشتر برای ارتباط طراحی شده است؛ اما چت سازمانی تلاش می‌کند ارتباط را در بستر کار قرار دهد و تعریف کند.
یک چت سازمانی خوب باید چه ویژگی‌هایی داشته باشد؟
انتخاب چت سازمانی فقط به امکان ارسال پیام محدود نمی‌شود. یک راهکار مناسب باید بتواند ارتباطات تیمی را ساده و اطلاعات کاری را قابل‌دسترسی‌تر کند. مهم‌ترین ویژگی‌ها عبارت‌اند از:
گفت‌وگوی فردی و گروهی: امکان ایجاد گفتگوهای مستقیم و گروه‌های کاری برای پروژه‌ها، واحدها یا موضوعات مشخص.
اشتراک فایل: ارسال و دریافت مستندات در همان محیط گفتگو تا اطلاعات کاری از جریان ارتباطات جدا نشود.
دسترسی به سابقه گفتگو: امکان مراجعه دوباره به مکالمات و اطلاعات قبلی، به‌خصوص برای پیگیری تصمیم‌ها و هماهنگی‌ها.
مدیریت کاربران و گروه‌ها: امکان مشخص کردن اعضای گروه‌ها و مدیریت ارتباطات در چارچوب سازمان.
پیگیری وضعیت پیام: مشخص بودن وضعیت ارسال، تحویل و خوانده شدن پیام‌ها برای هماهنگی بهتر.
کنترل و مدیریت اطلاعات کاری: قرار گرفتن ارتباطات سازمانی در محیطی اختصاصی به‌جای ترکیب شدن آن‌ها با گفتگوهای شخصی.
چرا یکپارچه شدن چت با ابزارهای کاری مهم است؟
در محیط کار، یک پیام معمولاً به فرایند دیگری وصل می‌شود؛ مثلاً ارسال یک فایل، هماهنگی با همکار یا تصمیم‌گیری درباره یک موضوع. اگر این فعالیت‌ها در ابزارهای مختلف پراکنده باشند، کاربر ناچار است بین چند محیط جابه‌جا شود و احتمال گم شدن اطلاعات هم بیشتر می‌شود.
به همین دلیل، یک چت سازمانی زمانی کاربردی‌تر است که بتواند ارتباطات را به محیط واقعی کار نزدیک کند. در چنین شرایطی، گفتگو و فایل‌های مرتبط در یک فضای مشخص قرار می‌گیرند و اعضای تیم راحت‌تر می‌توانند به سابقه هماهنگی‌های خود مراجعه کنند.
آوات چگونه ارتباطات کاری را یکپارچه‌تر می‌کند؟
چت سازمانی آوات فضایی متمرکز برای ارتباطات کاری اعضای یک سازمان فراهم می‌کند. کاربران می‌توانند در محیط این نرم‌افزار با همکاران خود گفت‌وگوی فردی داشته باشند، گروه ایجاد کنند و فایل‌ها و مستندات موردنیاز را با یکدیگر به اشتراک بگذارند.
مهم‌ترین قابلیت‌های چت سازمانی در نرم‌افزار همکاری تیمی آوات عبارت‌اند از:
گفت‌وگوی فردی و گروهی: امکان گفتگو با همکاران و ایجاد گروه برای تیم‌ها یا موضوعات مشخص فراهم شده است.
سابقه گفتگوها: مکالمات در چت باقی می‌مانند تا کاربران بتوانند در صورت نیاز به هماهنگی‌ها و اطلاعات قبلی مراجعه کنند.
ارسال فایل: کاربران می‌توانند تصویر، فایل صوتی و سایر مستندات را در گفتگو ارسال کنند.
وضعیت پیام: وضعیت ارسال، تحویل و خوانده‌شدن پیام مشخص است و فرستنده می‌تواند وضعیت پیام را پیگیری کند.
فوروارد پیام: پیام‌های دریافت‌شده را می‌توان برای جایگاه‌ها یا گروه‌هایی که دسترسی لازم را دارند، بازارسال کرد.
ارتباط در بستر سازمان: چت‌ها میان اعضای ثبت‌نام‌شده یک سازمان انجام می‌شوند و ارتباطات کاری از فضای شخصی پیام‌رسان‌های عمومی جدا می‌مانند.
چت سازمانی آوات صرفاً یک ابزار پیام‌رسانی نیست و می‌تواند به‌عنوان فضایی متمرکز برای گفتگو، تبادل فایل و تسهیلگر ارتباطات مدیریت پروژه و هماهنگی تیمی مورد استفاده قرار گیرد.
آیا باید پیام‌رسان‌های عمومی را از محیط کار حذف کرد؟
پیام‌رسان‌های عمومی مثل تلگرام و واتس‌اپ و بله همچنان برای ارتباطات روزمره، هماهنگی‌های ساده یا ارتباط با افراد خارج از سازمان کاربرد دارند.
مسئله زمانی ایجاد می‌شود که پیام‌رسان عمومی به محل اصلی نگهداری اطلاعات و ارتباطات کاری تبدیل شود. در این حالت، پیگیری گفتگوها و مدیریت اطلاعات سازمانی می‌تواند دشوارتر شود.
بنابراین، مسئله بیشتر به نوع استفاده برمی‌گردد. سازمان می‌تواند برای ارتباطات عمومی و برون‌سازمانی از پیام‌رسان‌های عمومی استفاده کند و ارتباطات داخلی و کاری را در یک محیط اختصاصی مانند چت سازمانی نگه دارد.
چت سازمانی برای چه کسب‌وکارهایی مناسب‌تر است؟
چت سازمانی فقط برای شرکت‌های بزرگ نیست. هر کسب‌وکاری که تعداد اعضای تیم، حجم گفتگوها یا نیاز به هماهنگی در آن افزایش پیدا کرده باشد، می‌تواند از یک فضای ارتباطی اختصاصی استفاده کند.
این راهکار به‌ویژه برای کسب‌وکارهای کوچک و متوسط، شرکت‌های در حال رشد، استارتاپ‌ها، تیم‌های پروژه‌ای و سازمان‌هایی با چند واحد کاری مختلف می‌تواند کاربردی باشد.
چت سازمانی انتخاب مناسبی است اگر:
بخش زیادی از هماهنگی‌های کاری از طریق پیام انجام می‌شود.
فایل و اطلاعات کاری مرتباً میان اعضای تیم ردوبدل می‌شوند.
مراجعه به گفتگوها و تصمیم‌های قبلی اهمیت دارد.
تیم‌ها برای پروژه‌ها یا فعالیت‌های روزمره به گروه‌های کاری نیاز دارند.
سازمان می‌خواهد ارتباطات کاری را از ارتباطات شخصی جدا نگه دارد.
جمع‌بندی؛ ارتباط کاری فقط ارسال پیام نیست
در محیط کار، هر پیام می‌تواند بخشی از یک تصمیم، هماهنگی، فایل یا فعالیت کاری باشد. به همین دلیل، ابزار ارتباطی مناسب باید فراتر از ارسال و دریافت پیام عمل کند و به منظم‌تر شدن ارتباطات کمک کند.
یک نرم افزار چت سازمانی با ایجاد یک فضای اختصاصی برای گفتگوهای کاری، تبادل فایل و هماهنگی تیمی، می‌تواند بخشی از این نیاز را پوشش دهد. آوات نیز با ارائه راهکار چت سازمانی، بستری متمرکز برای ارتباط میان اعضای سازمان فراهم کرده است.
فراموش نکنیم انتخاب چت سازمانی صرفاً به معنای جایگزین کردن یک پیام‌رسان با ابزار دیگر نیست؛ هدف این است که ارتباطات کاری در جای درست قرار بگیرند و دسترسی به اطلاعات و گفتگوهای مرتبط با کار ساده‌تر شود.